EN
Þegar það er nauðsynlegt að prenta bráðskrá og tækið mistekst vegna vantar viðarganga, getur allur vinnumálsferli skrifstofu stöðvast innan mínútna. Að hafa réttar prentunarviðargöng í vöruskrá notkunarfyrirbæri skrifstofa áður en vandamál kemur upp er ein af þeim ágætustu aðgerðum sem hver sjálfstæður stjórnandi eða skrifstofustjórnandi getur tekið. Það að vita nákvæmlega hvaða prentunarviðargöng ættu að vera í neyðarvöruskránni skilur milli skrifstofa sem virka án árekstra og þeirra sem stoppa á óviðeigandi tíma.
Prentunaraðilar eru ekki einn stærð sem passar öllu. Hver starfsstaðamhverfi hefur mismunandi prentunarmengi, vél lína og skjalategundir sem ákvarða hvaða prentunaraðila þarf að halda í búð. Þessi grein skilgreinir nauðsynlega prentunaraðila sem starfsstaðir ættu alltaf í vöruskrúðu fyrir neyðarsituationar, útskýrir hvers vegna hver flokkur er mikilvægur og lýsir hvernig á að halda viðeigandi fjármögnun án þess að eyða of mikið á aðila sem rækast eða fara ónotuðir.
Höfuðprentunaraðilar sem hver starfsstaður verður að halda í vöruskrúðu
Toner-sprengjur og blæksprengjur
Tónerskápar og blæskápar eru mikilvægustu notendahlutir prentara í hverju skrifstofumiljú. Að klálast í tónerskápum á meðan er verið að prenta skjöl sem þurfa að vera tilbúin á ákveðnum tíma er algeng en alveg komaðanleg neyð. Skrifstofur sem nota ljósmyndarprentara ættu alltaf að halda minnst einum viðbótarhóp af tónerskápum, sem dækja alla litárásir ef tækið er litljósmyndarprentari. Þessir notendahlutir prentara hafa langa geymslustund þegar þeir eru geymdir á réttan hátt og eru því í lagi fyrir neyðargeymslu. Samhæfðir tónerskápar, svo sem þeir sem hannaðir eru fyrir Canon IR-raðina, eru víða tiltækir og bjóða upp á kostnaðarsparna leið til að halda áreiðanlegri forruðu af notendahlutum prentara án þess að binda sig við dýra upprunalega framleiðandaprís.
Fyrir skrifstofur sem nota risskáka er risskákarafjölskyldu það prentunaraftengda efni sem á að gefa forgang. Vegna þess að risskákarafjölskyldu þurra út hraðar þegar þau eru geymd ónotuð, ættu skrifstofur að skipta um geymslu reglulega og fylgjast með gildistíma. Með því að halda einu fullri setti af skiptirisskákarum fyrir hvert tæki er tryggt að prentunaraftengd efni séu tiltækt þegar sem risskákarinn klárast í mikilvægu prentunargöngu.
Tromlur og myndvinnsluhlutar
Tromlur eru prentunaraftengd efni sem margar skrifstofur hunsa þar til prentgæðið verður sjáanlega veikara. Þrengd tromla getur valdið strikungu, brotinn eða skeifraða útprentun, jafnvel þegar tónlisthryddi er fullur. Þar sem rúðurvæddir eru aðskilin prentaraþarfi frá toner-kassum í mörgum ljósrafl- og margfalla tæki, ættu skrifstofur að halda utan um síðugildi þeirra óháða. Með því að halda viðbótar-rúðurvæddi með öðrum neyðarþörfum fyrir prentara er hægt að koma í veg fyrir gæðavandamál sem gætu haft áhrif á framleiðslu. Myndvinnsluhlutar, svo sem þróunarvæddir í stærri skrifstofukopíur, eru einnig prentaraþarfir sem eyðast með tímanum og ættu að vera innifalin í hverri alvarlegri neyðarforruðu.
Pappír og miðlar sem nauðsynlegar prentaraþarfir
Prentapappír og sérstök miðlar
Þó að pappír sé stundum flokkaður sérstaklega, er hann einn af grunnþörfum prentara sem skrifstofa getur verið án. Staðall A4 eða bréfspappír ætti alltaf að hafa sérstaka neyðarforruðu aðgreind frá daglegu birfingi. Skrifstofur sem prenta reglulega á sérstökum miðlum, svo sem þykkum pappír, merkjum eða gegnsæjum plötum, ættu að taka þá miðla sem sérstaklega notkunarfyrirbæri skrifstofa sem krefjast eigin neyðarskráningar. Að ganga út af réttu pappírtegund á meðan er verið að birta samning eða birta boð til viðskiptavinar er aðstæða sem er fullkomlega hægt að forðast með einfaldri áætlun. Með því að meðhöndla pappír sem hluta af grunnuppskeru prentara, er tryggt að allur prentunarferðin sé ótrauð.
Hylki og fyrirprentuð form,
Fyrir stofur sem eru háðar beinni sendingu pósts, reikningum eða reglubundnum skilum eru hylki og fyrirprentuð form prentarauppskerur sem tengjast beint við áframhald á rekstri. Þessar prentarauppskerur eru oft bestellt í stórum magni en geta þó komist í vantar óvart þegar stór sending eða skilmálaskráning er krefd á stuttum tíma. Með því að halda litlum en jafnreglulegum birgðum þessara prentarauppskera í ákveðnu geymsluáreiti er tryggt að bráðskil senda skjöl aldrei verði dregin út vegna vantar af vörum. Að fara yfir birgðir af hylkum og formum ásamt öðrum prentarauppskerum í venjulegum birgðatölum er einfald venja sem hefur mikil áhrif á rekstur.
Viðhaldsþarfar sem loka prentaraáskonum þínum
Fuser-einingar og viðhaldspakkar
Fuser-einingar eru prentaraáskonur sem ábyrgast að festa toner á pappír með hita. Þegar fuser-eining náir enda á áætluðum notkunartíma hennar getur prentútgáfan smyrst, rifist eða farið í klóða reglulega. Í hávaxandi skrifstofum ætti að skipta fuser-einingum áður en þær falla út, byggt á fjölda prentuðra síðna, snemma en bíða eftir villa. Margir framleiðendur prentara pakka fuser-einingar saman við rullusett og yfirfærslubelti í viðhaldspakka, sem eru almennir prentaraáskonupakkar sem hannaðir eru til að endurskapa virkni tæknisins í einum viðhaldsáttaki. Skrifstofur sem nota fyrirtækisstóra ljósmyndaprintara eða margfalla afritavélir drega mikla ávinning úr því að halda viðhaldspakka í forðu áskonu, sérstaklega ef viðhaldsþjónusta er ekki tiltæk á staðnum á stuttum tíma.
Hreinsunaraðilar og rullusett
Upphafsrullar, aðskiljufóður og yfirfærslurullar eru prentunarviðmið sem áhrifast á áreiðanleika pappírsfæðingar. Þegar þessi prentunarviðmið slita, verða pappírsþrot algeng og geta stöðvað prentunina alveg. Starfsstofur sem hafa endurtekna vandamál með þrot áttu að innihalda rullasett í inventara prentunarviðmiða sem forvarnarárráð. Hreinsunarsett, þar á meðal ullalausar klutir og samþykktar hreinsunarskýrslur, eru einnig prentunarviðmið sem styðja reglulega viðhalda vélarinnar og lengja notkunartíma dýrari hluta. Með því að hafa þessi prentunarviðmið í boði geta starfsfólk í stofunni leyst lítla viðhalda-vandamál án þess að bíða eftir heimsókn tæknimanns.
Algengar spurningar
Hversu margar prentunarviðmið ætti starfsstofa að halda í neyðarforskrá?
Huglæg magn af prentunarviðmiðum fyrir neyðarskráningu er háð mánaðarlegum prentunarmagni skrifstofunnar og fjölda notuðra tækja. Raunhæfur grunnur er að halda í lágmarki einu fullu skiptingarsett af hverjum viðmiðategund fyrir hvert prentaraflétt, þar á meðal toner eða blækk, drumborð og pappír sem nægir fyrir vikulega staðlaða framleiðslu.
Hvar ætti að geyma prentunarviðmiða fyrir neyðartilvik?
Prentunarviðmiðar ættu að geyma í köllu, þurrri umhverfi, langt frá beinum sólarljósi og rýmdarfeuchtu. Flestir prentunarviðmiðar, sérstaklega tonerkassar og drumborð, hafa tilgreindar geymsluhitastig á pakkanum sínum. Þegar notaður er ákveðinn, merktur geymslustaður nálægt prentunarskrifstofunni er tryggt að prentunarviðmiðarnir séu auðveldir að finna þegar þeir eru nauðsynlegir.
Hversu oft ættu skrifstofur að fara yfir skráningu prentunarviðmiðanna sinna?
Skrifstofur ættu að fara yfir vöruforða sína fyrir prentvöru að minnsta kosti einu sinni á mánuði. Mánaðarleg skoðun gerir hópnum kleift að greina hvaða prentvöruforða eru í undirskorti, snúa eldri vöruforða og panta nýja áður en birtingin er í alvarlegum vanda. Að innlima skoðun á prentvöruforða í venjulegar skoðanir á skrifstofuvörum er tryggasta leiðin til að koma í veg fyrir neyðarskort.