EN
Когато се налага незабавно да се отпечата важен документ, а оборудването излиза от строя поради липса на необходими разходни материали, целият работен процес в един офис може да спре за минути. Навременното снабдяване с подходящи отпечатващи материали преди възникване на криза е една от най-практичните стъпки, които всеки мениджър на сграда или администратор на офис може да предприеме. Точно познаването на това кои разходни материали за принтери трябва да се намират в авариен комплект за запаси прави разликата между офиси, които функционират безпроблемно, и такива, които спират напълно в най-неподходящия момент.
Разходните материали за принтери не са универсални. Всеки офис има различни обеми на печат, машина модели и типове документи, които определят кои разходни материали за принтери трябва да се държат в запас. В тази статия се посочват основните разходни материали за принтери, които офисите трябва винаги да държат под ръка за извънредни ситуации, обяснява се защо всяка категория е важна и се изяснява как да се поддържа достатъчен запас, без да се харчи излишно за материали, които изтичат или остават неизползвани.
Основни разходни материали за принтери, които всеки офис трябва да държи в запас
Тонерни картриджи и мастилни картриджи
Тонер-картриджите и мастилените картриджи са най-критичните консумативи за принтери във всеки офис. Изчерпването на тонера по време на отпечатване, което е свързано със срокове, е често срещан, но напълно предотвратим инцидент. Офисите, които използват лазерни принтери, трябва винаги да имат поне един резервен комплект тонер-картриджи, покриващи всички цветови канали, ако устройството е цветен лазерен принтер. Тези консумативи за принтери имат дълъг срок на годност при правилно съхранение, което ги прави идеални за спешни запаси. Съвместими тонер-картриджи, като например тези, предназначени за устройства от серията Canon IR, са широко достъпни и предлагат икономически ефективен начин за поддържане на надежден резерв от консумативи за принтери, без да се налага да се плащат високите цени на оригиналните производителни (OEM) продукти.
За офисите, използващи струйни принтери, тонерните картриджи са еквивалентните консумативи за принтери, които трябва да имат приоритет. Тъй като консумативите за струйни принтери по-бързо изсъхват при съхранение без употреба, офисите трябва да ротират запасите си редовно и да следят сроковете на годност. Задържането на един пълен комплект заместващи тонерни картриджи за всяка машина гарантира наличността на консумативи за принтери в момента, в който картриджът се изчерпи по време на критичен печатен процес.
Барабани и компоненти за образуване на изображение
Барабаните са консумативи за принтери, които много офиси пренебрегват, докато качеството на отпечатъка видимо не се влоши. Износеният барабан може да произвежда измазани, избледнели или деформирани отпечатъци дори когато тонер Картридж е пълен. Тъй като барабанните блокове са отделни консумативи за принтери, различни от тонерните картриджи в много лазерни и мултифункционални устройства, офисите трябва да проследяват независимо броя на страниците, които могат да отпечатат. Наличието на резервен барабанен блок сред аварийните консумативи за принтер предотвратява спиране на производството поради намаляване на качеството. Компонентите за образуване на изображение, включително блоковете за разработване в по-големите офис копирни машини, също са консумативи за принтери, които се износват с времето и трябва да бъдат включени във всеки сериозен план за аварийни запаси.
Хартия и медийни материали като основни консумативи за принтери
Принтова хартия и специални медийни материали
Макар хартията понякога да се класифицира отделно, тя функционира като един от най-основните консумативи за принтери, с които офисът може да остане без. Стандартната хартия формат А4 или Letter трябва винаги да има отделен аварийен запас, различен от ежедневния. Офисите, които редовно отпечатват на специални медийни материали, като картон, етикети или прозрачни филми, трябва да третират тези видове материали като конкретни отпечатващи материали които изискват собствен авариен запас. Изчерпването на правилния вид хартия по време на договорна презентация или клиентска оферта е сценарий, който напълно може да се избегне с умерено планиране. Трактоването на хартията като част от основния инвентар на консумативи за принтерите гарантира непрекъснатост на цялата верига за печат.
Пликове и предварително отпечатани формуляри
За офисите, които разчитат на директна поща, фактуриране или регулаторни подавания, пликовете и предварително отпечатаните формуляри са консумативи за принтери, свързани директно с непрекъснатостта на бизнеса. Тези консумативи за принтери често се поръчват на големи количества, но неочаквано могат да свършат, когато се изисква голяма пощенска кампания или пакет за съответствие в кратки срокове. Поддържането на малък, но постоянен резервен запас от тези консумативи за принтери в отделена складова зона гарантира, че спешното изпращане на документи никога няма да бъде забавено поради липса на наличност. Преглеждането на запасите от пликове и формуляри заедно с другите консумативи за принтери по време на рутинните инвентаризации е прост навик със значително оперативно въздействие.
Материали за поддръжка, които допълват комплекта ви от консумативи за принтер
Фюзърни блокове и комплекти за поддръжка
Фюзърните блокове са консумативи за принтери, отговорни за закрепване на тонера върху хартията чрез топлина. Когато фюзърният блок достигне края на предвидения му срок на експлоатация, отпечатаните страници могат да се размазват, гънат или засядат последователно. В офиси с висок обем на печат фюзърните блокове са консумативи за принтери, които трябва да се заменят проактивно според броя на изпечатаните страници, а не да се чака до техния отказ. Много производители на принтери предлагат фюзърни блокове заедно с комплекти от ролки и прехвърлящи ленти като комплекти за поддръжка – комплексни пакети от консумативи за принтери, предназначени да възстановят работоспособността на устройството с една единствена сервизна процедура. Офисите, използващи лазерни принтери или многофункционални копир-принтери от клас enterprise, значително се възползват от наличието на комплект за поддръжка сред резервните си консумативи за принтери, особено ако времето за реагиране на сервизния персонал на място е дълго.
Чистящи материали и комплекти от ролки
Ролковите подаващи устройства, разделителните подложки и прехвърлящите ролки са консумативи за принтери, които влияят върху надеждността на подаването на хартия. Когато тези консумативи за принтери се износват, често се появяват заседания на хартия, които могат напълно да спрат печатането. Офисите, които имат повторящи се проблеми със заседанията, трябва да включат комплекти ролки в своя запас от консумативи за принтери като превантивна мярка. Комплектите за почистване, включващи кърпи без пух и одобрени почистващи разтвори, също са консумативи за принтери, които подпомагат редовното поддържане на машината и удължават експлоатационния живот на по-скъпите компоненти. Наличието на тези консумативи за принтери позволява на персонала в офиса да отстранява малки проблеми с поддържането, без да чака техник.
Често задавани въпроси
Колко консумативи за принтери трябва да има един офис в аварийния си запас?
Идеалното количество принтерни консумативи за аварийен запас зависи от месечния обем печат на вашия офис и броя на използваните принтери. Практична отправна точка е да се поддържа поне един пълен комплект замяна за всеки тип консумативи за всяка модел принтер, включващ тонер или мастило, барабанни блокове и резерв от хартия, достатъчен за седмица стандартно използване.
Къде трябва да се съхраняват аварийните принтерни консумативи?
Принтерните консумативи трябва да се съхраняват на прохладно и сухо място, далеч от директна слънчева светлина и влажност. Повечето принтерни консумативи, особено картриджите с тонер и барабанните блокове, имат посочени специфични температурни диапазони за съхранение на опаковката им. Посветен шкаф за съхранение с ясна етикетирана маркировка, разположен наблизо до помещението за печат, гарантира лесно намиране на принтерните консумативи при спешна необходимост.
Колко често офисите трябва да преглеждат инвентаризацията на принтерните си консумативи?
Офисите трябва да проверяват запасите си от консумативи за принтери поне веднъж месечно. Месечната проверка позволява на екипа да установи кои консумативи за принтери свършват, да ротират по-старите запаси и да поръчат нови преди наличността да достигне критично ниво. Интегрирането на проверките на консумативите за принтери в рутинните инвентаризации на канцеларските материали е най-надеждният начин да се избегнат аварийни дефицити.