EN
Коли потрібно терміново надрукувати документ, а обладнання виходить із ладу через відсутність необхідних матеріалів, увесь робочий процес у офісі може зупинитися всього за кілька хвилин. Забезпечення наявності правильних витратнi матеріали для друкувальників до настання кризи — один із найбільш практичних кроків, які може зробити будь-який менеджер приміщень або адміністратор офісу. Знання того, які саме споживні матеріали для принтерів мають бути в аварійному запасі, відрізняє ті офіси, які працюють безперебійно, від тих, що зупиняються в найгірший можливий момент.
Розхідні матеріали для принтерів не є універсальними. Кожне офісне середовище має різний обсяг друку, апарат моделі принтерів та типи документів, що визначають, які розхідні матеріали для принтерів потрібно тримати в запасі. У цій статті наведено перелік основних розхідних матеріалів для принтерів, які офіси повинні завжди мати під рукою на випадок надзвичайних ситуацій, пояснюється, чому важлива кожна категорія, а також описано, як підтримувати достатні запаси, не переплачуючи за матеріалами, термін придатності яких закінчується або які залишаються невикористаними.
Основні розхідні матеріали для принтерів, які повинні бути в запасі в кожному офісі
Картриджі з тонером і картриджі з чорнилом
Картриджі з тонером і чорнильними картриджами є найважливішими споживчими матеріалами для принтерів у будь-якому офісному середовищі. Закінчення тонера під час друку завдання, термін виконання якого критичний, — це поширена, але повністю запобіжна аварійна ситуація. Офіси, які використовують лазерні принтери, завжди повинні мати принаймні один резервний комплект картриджів з тонером, що охоплює всі кольорові канали, якщо пристрій є кольоровим лазерним принтером. Ці споживчі матеріали для принтерів мають тривалий термін зберігання за умов правильного зберігання, тому їх ідеально використовувати як аварійний запас. Сумісні картриджі з тонером, наприклад ті, що розроблені для пристроїв серії Canon IR, широко доступні й надають економічно вигідний спосіб забезпечення надійного запасу споживчих матеріалів для принтерів без необхідності платити високі ціни на оригінальні комплектуючі виробника.
Для офісів із принтерами струминного типу пріоритетними споживними матеріалами для принтерів є чорнильні картриджі. Оскільки споживні матеріали для струминних принтерів швидше пересихають під час зберігання без використання, офіси повинні регулярно обертати запаси та контролювати терміни придатності. Зберігання одного повного комплекту замінних чорнильних картриджів на кожну машину забезпечує наявність споживних матеріалів для принтера в момент, коли картридж вичерпується під час критичного друку.
Барабанні блоки та компоненти формування зображення
Барабанні блоки — це споживні матеріали для принтерів, які багато офісів ігнорують до тих пір, поки якість друку помітно не погіршується. Зношений барабанний блок може давати смугастий, збліклий або спотворений вивід навіть тоді, коли картридж повний. Оскільки барабанні блоки є окремими споживчими матеріалами для принтерів, відмінними від картриджів з тонером у багатьох лазерних і багатофункціональних пристроїв, офісам слід окремо відстежувати їх ресурс за кількістю надрукованих сторінок. Зберігання запасного барабанного блоку серед аварійних споживчих матеріалів для принтера запобігає збою в якості друку, що може призупинити виробництво. Компоненти формування зображення, зокрема блоки розвивача в великих офісних копіювальних апаратах, також є споживчими матеріалами для принтерів, які з часом зношуються, і їх слід включити до будь-якого серйозного плану аварійного запасу.
Папір та носії як необхідні споживчі матеріали для принтерів
Друкований папір та спеціальні носії
Хоча папір іноді класифікують окремо, він функціонує як один із найбазовіших споживчих матеріалів для принтерів, закінчення якого може призвести до простою в офісі. Стандартний папір формату А4 або листовий формат завжди повинен мати окремий аварійний запас, відокремлений від поточного запасу. Офіси, які регулярно друкують на спеціальних носіях — наприклад, картоні, етикетках або прозорих плівках — повинні ставитися до цих типів носіїв як до конкретних витратнi матеріали для друкувальників які вимагають власного аварійного запасу. Закінчення правильного типу паперу під час презентації контракту чи клієнтської пропозиції — це сценарій, який повністю можна уникнути за рахунок помірного планування. Ставлення до паперу як до одного з основних споживчих матеріалів для принтерів забезпечує безперервність усього процесу друку.
Конверти та попередньо надруковані бланки
Для офісів, які залежать від поштових розсилок, виставлення рахунків або подання регуляторних документів, конверти та попередньо надруковані бланки є споживчими матеріалами для принтерів, безпосередньо пов’язаними з безперервністю бізнесу. Ці споживчі матеріали для принтерів зазвичай замовляють оптом, але несподівано можуть закінчитися, коли потрібно швидко виконати велику поштову розсилку або партію документів для відповідності вимогам. Збереження невеликого, але стабільного резерву цих споживчих матеріалів для принтерів у спеціальному місці зберігання забезпечує, що термінова відправка документів ніколи не затримується через нестачу матеріалів. Перевірка запасів конвертів і бланків разом з іншими споживчими матеріалами для принтерів під час регулярного обліку запасів — це проста звичка, що має значний операційний вплив.
Засоби технічного обслуговування, які доповнюють ваш комплект споживних матеріалів для принтера
Блоки фузера та комплекти для технічного обслуговування
Блоки фузера — це споживні матеріали для принтерів, призначені для закріплення тонера на папері за допомогою тепла. Коли блок фузера досягає кінця розрахункового терміну експлуатації, якість друку може погіршуватися: зображення розмазується, папір морщиться або виникають постійні збої. У офісах із високим обсягом друку блоки фузера слід замінювати профілактично, керуючись кількістю надрукованих сторінок, а не чекаючи на відмову. Багато виробників принтерів поставляють блоки фузера разом із комплектами роликів та передавальними ременями у вигляді комплектів для технічного обслуговування — це комплексні набори споживних матеріалів для принтерів, призначені для відновлення продуктивності пристрою за одну процедуру обслуговування. Офіси, що використовують лазерні принтери або багатофункціональні копіювальні апарати корпоративного рівня, значно виграють від наявності комплекту для технічного обслуговування серед запасу споживних матеріалів для принтерів, особливо якщо час реагування служби технічної підтримки на місці є тривалим.
Засоби очищення та комплекти роликів
Ролики подачі паперу, розділювальні прокладки та передавальні ролики — це споживні матеріали для принтерів, які впливають на надійність подачі паперу. Коли ці споживні матеріали зношуються, частота застрягання паперу зростає, що може повністю призупинити друк. У офісах, де регулярно виникають проблеми з застряганням паперу, комплекти роликів слід включати до запасу споживних матеріалів для принтерів як профілактичну заходу. Комплекти для очищення, у тому числі безворсові серветки та затверджені засоби для очищення, також є споживними матеріалами для принтерів, які забезпечують регулярне технічне обслуговування пристроїв і продовжують термін експлуатації дорожчих компонентів. Наявність цих споживних матеріалів дозволяє штатним працівникам оперативно усувати невеликі проблеми з технічним обслуговуванням без необхідності чекати приїзду техніка.
Часті запитання
Скільки споживних матеріалів для принтерів має мати офіс у аварійному запасі?
Ідеальна кількість споживних матеріалів для принтерів у аварійному запасі залежить від щомісячного обсягу друку в вашому офісі та кількості використовуваних пристроїв. Практичною базовою нормою є підтримка щонайменше одного повного комплекту замінних споживних матеріалів кожного типу на кожну модель принтера, включаючи тонер або чорнило, блоки барабанів і запас паперу, достатній для тижневого стандартного обсягу друку.
Де слід зберігати аварійні споживні матеріали для принтерів?
Споживні матеріали для принтерів слід зберігати в прохолодному, сухому місці, захищеному від прямих сонячних променів і вологи. Більшість споживних матеріалів для принтерів, зокрема картриджі з тонером і барабанні блоки, мають певні діапазони температур зберігання, вказані на їхній упаковці. Виділений, позначений шафчик для зберігання поблизу приміщення з принтерами забезпечує швидке знаходження споживних матеріалів у разі надзвичайної потреби.
Як часто офіси мають перевіряти наявність споживних матеріалів для принтерів?
Офіси повинні перевіряти запаси споживаних матеріалів для принтерів щонайменше раз на місяць. Щомісячна перевірка дозволяє команді виявити, які споживані матеріали для принтерів закінчуються, замінити старі запаси та зробити нове замовлення до того, як запаси критично зменшаться. Інтеграція перевірок споживаних матеріалів для принтерів у регулярні аудити канцелярських товарів є найбільш надійним способом уникнути аварійних нестач.