EN
När ett brådskande dokument behöver skrivas ut och utrustningen går sönder på grund av brist på förbrukningsartiklar kan hela arbetsflödet i ett kontor stanna inom minuter. Att ha rätt skrivarkonsumtion innan en kris uppstår är ett av de mest praktiska stegen som någon anläggningsansvarig eller kontorsadministratör kan vidta. Att veta exakt vilka förbrukningsartiklar för skrivare som ska finnas i nödlagerskåpet skiljer kontor som fungerar smidigt från de som stannar helt vid den sämsta möjliga tidpunkten.
Skrivarkonsumtion är inte enstorlek-för-alla. Varje kontormiljö har olika tryckvolymer, maskin modeller och dokumenttyper som avgör vilka skrivarkonsumtionsartiklar som måste finnas i lager. I den här artikeln identifieras de viktigaste skrivarkonsumtionsartiklarna som kontor alltid bör ha i reserv för akutbehov, förklaras varför varje kategori är viktig och beskrivs hur man håller en adekvat lagermängd utan att överinvestera i förbrukningsartiklar som går ut på datum eller inte används.
Kärnkomponenter för skrivarkonsumtion som varje kontor måste ha i reserv
Tonerpatroner och bläckpatroner
Tonerkassett och bläckpatroner är de mest kritiska förbrukningsartiklarna för skrivare i alla kontomiljöer. Att ta slut på toner under ett utskriftsjobb med tidskritisk deadline är en vanlig, men helt förhindrbar nödsituation. Kontor som använder laserskrivare bör alltid ha minst en reservuppsättning tonerkassett, som täcker alla färgkanaler om enheten är en färglaserskrivare. Dessa förbrukningsartiklar för skrivare har en lång lagringslivslängd om de förvaras korrekt, vilket gör dem till idealiska kandidater för nödlager. Kompatibla tonerkassett, till exempel de som är avsedda för Canon IR-serien, finns i stort utbud och erbjuder ett kostnadseffektivt sätt att hålla en pålitlig reserv av förbrukningsartiklar för skrivare utan att behöva betala höga OEM-priser.
För kontor med bläckstråleskrivare är bläckpatroner de motsvarande förbrukningsartiklarna för skrivare som bör prioriteras. Eftersom förbrukningsartiklar till bläckstråleskrivare tenderar att torka ut snabbare när de lagras oanvända bör kontor rotera lager regelbundet och övervaka utgångsdatum. Att ha ett komplett set reservbläckpatroner per enhet säkerställer att förbrukningsartiklarna till skrivaren är tillgängliga precis i det ögonblick en patron tar slut under en kritisk utskrift.
Tromelenheter och avbildningskomponenter
Tromelenheter är förbrukningsartiklar till skrivare som många kontor ignorerar tills utskriftskvaliteten synligt försämras. En sliten tromelenhet kan ge streckad, blek eller förvrängd utskrift även när den toner-kassett är full. Eftersom trumenheter är separata skrivarkonsumtioner från tonerkassett i många laserskrivare och multifunktionsenheter bör kontoren spåra deras sidutbyte separat. Att ha en reservtrumenhet bland dina nödkonsumtionsartiklar för skrivare förhindrar att en kvalitetsfel stoppar produktionen. Avbildningskomponenter, inklusive utvecklingsenheter i större kontorskopiatorer, är också skrivarkonsumtioner som försämras med tiden och bör ingå i varje allvarlig nödförrådsplan.
Papper och mediaprodukter som nödvändiga skrivarkonsumtioner
Skrivarpapper och specialmedier
Även om papper ibland kategoriseras separat fungerar det som en av de mest grundläggande skrivarkonsumtionerna som ett kontor kan ta slut på. Standard A4- eller letter-storlekspapper bör alltid ha en dedicerad nödreserv separat från den dagliga förbrukningen. Kontor som regelbundet skriver ut på specialmedier, såsom kortpapper, etiketter eller genomskinliga folier, bör behandla dessa mediatyper som specifika skrivarkonsumtion som kräver sin egen nödlagerhållning. Att ta slut på rätt papperssort under en kontraktspresentation eller kundförslag är ett scenario som helt kan undvikas med en enkel planering. Att behandla papper som en del av ditt kärnlagertillfälle för skrivarkonsumtion säkerställer att hela skrivprocessen förblir obegränsad.
Säckar och förtryckta formulär
För kontor som är beroende av direktpost, fakturering eller regleringsrelaterade inlämningar är säckar och förtryckta formulär skrivarkonsumtionsartiklar som är direkt kopplade till verksamhetens fortsatta drift. Dessa skrivarkonsumtionsartiklar beställs ofta i stora kvantiteter, men kan oväntat ta slut när en omfattande postkampanj eller en efterlevnadsbatch krävs på kort varsel. Att hålla ett litet men konsekvent reservlager av dessa skrivarkonsumtionsartiklar i ett avsatt lagringsområde säkerställer att brådskande dokumentutskick aldrig försenas på grund av brist på förbrukningsmaterial. Att granska lagerhållningen av säckar och formulär tillsammans med andra skrivarkonsumtionsartiklar vid rutinmässiga inventeringar är en enkel vana med betydande operativ påverkan.
Underhållsartiklar som kompletterar ditt förbrukningspaket för skrivare
Fuserenheter och underhållspaket
Fuserenheter är förbrukningsartiklar för skrivare som ansvarar för att fästa toner på papperet genom värme. När en fuserenhet når slutet av sin angivna livslängd kan utskriftsresultatet smet, kråkla eller stanna regelbundet. I kontormiljöer med hög volym bör fuserenheter bytas ut proaktivt baserat på antalet utskrivna sidor snarare än att vänta tills de går sönder. Många skrivartillverkare paketerar fuserenheter tillsammans med rulluppsättningar och överföringsremmar i underhållspaket, vilka är omfattande paket med förbrukningsartiklar för skrivare som är utformade för att återställa maskinens prestanda i en enda serviceåtgärd. Kontor som använder enterprise-klassens laserskrivare eller multifunktionskopiatorer drar stort nytta av att ha ett underhållspaket i sitt lager av förbrukningsartiklar för skrivare, särskilt om service på plats tar lång tid.
Rengöringsartiklar och rulluppsättningar
Upphämtningsrullar, separationskuddar och överföringsrullar är förbrukningsartiklar för skrivare som påverkar pålitligheten hos pappersmatningen. När dessa förbrukningsartiklar slits uppstår pappersklistring ofta, vilket kan stoppa utskriften helt. Kontor som upplever återkommande klistringsproblem bör inkludera rullarsats i sitt lager av skrivarförbrukningsartiklar som en förebyggande åtgärd. Rengöringsset, inklusive fläskfria dukar och godkända rengöringsvätskor, är också förbrukningsartiklar för skrivare som stödjer regelbunden maskinunderhåll och förlänger den driftslivslängden för dyrare komponenter. Att ha dessa förbrukningsartiklar tillgängliga gör att internt personal kan hantera mindre underhållsproblem utan att behöva vänta på en teknikers besök.
Vanliga frågor
Hur många förbrukningsartiklar för skrivare bör ett kontor ha i nödlager?
Den ideala mängden tryckarkonsumtionsartiklar för nödlager beror på ert kontors månatliga utskriftsvolym och antalet använda enheter. En praktisk utgångspunkt är att ha minst ett komplett utbytesset av varje typ av konsumtionsartikel per tryckarmodell, inklusive toner eller bläck, trumenheter och pappersförda som räcker för en veckas normal utskrift.
Var ska nödlager av tryckarkonsumtionsartiklar förvaras?
Tryckarkonsumtionsartiklar bör förvaras i ett svalt, torrt utrymme bort från direkt solljus och fuktighet. De flesta tryckarkonsumtionsartiklar, särskilt tonerpatroner och trumenheter, har angivna lagringstemperaturintervall på sina förpackningar. Ett dedikerat, etiketterat förvaringskabinet nära utskriftsrummet säkerställer att tryckarkonsumtionsartiklarna är lättillgängliga vid akut behov.
Hur ofta bör kontor granska sitt lager av tryckarkonsumtionsartiklar?
Kontoren bör granska sitt lager av förbrukningsartiklar för skrivare minst en gång i månaden. En månatlig granskning gör att teamet kan identifiera vilka förbrukningsartiklar för skrivare som tar slut, rotera äldre lager och beställa om innan förskaffningarna är kritiskt uttömda. Att integrera kontroller av förbrukningsartiklar för skrivare i rutinmässiga granskningar av kontorsmaterial är det mest pålitliga sättet att undvika brådskande brister.