EN
Khi một tài liệu khẩn cấp cần được in nhưng thiết bị gặp sự cố do thiếu vật tư, toàn bộ quy trình làm việc của văn phòng có thể bị đình trệ chỉ trong vài phút. Dự trữ đúng linh kiện tiêu hao của máy in trước khi xảy ra khủng hoảng là một trong những biện pháp thực tế nhất mà bất kỳ quản lý cơ sở hoặc quản trị viên văn phòng nào cũng có thể thực hiện. Việc biết chính xác vật tư máy in nào cần có trong tủ dự trữ khẩn cấp sẽ giúp phân biệt giữa những văn phòng vận hành trơn tru và những văn phòng bị ngừng hoạt động đột ngột vào thời điểm tồi tệ nhất.
Vật tư máy in không áp dụng chung cho mọi trường hợp. Mỗi môi trường văn phòng đều có khối lượng in khác nhau, máy các mô hình và loại tài liệu xác định loại vật tư tiêu hao máy in nào cần được dự trữ sẵn. Bài viết này xác định các vật tư tiêu hao máy in thiết yếu mà văn phòng luôn phải dự trữ cho các tình huống khẩn cấp, giải thích lý do vì sao mỗi danh mục đều quan trọng và nêu rõ cách duy trì mức tồn kho phù hợp mà không chi quá nhiều cho các vật tư có hạn sử dụng hoặc không được sử dụng.
Các vật tư tiêu hao máy in cốt lõi mà mọi văn phòng đều phải dự trữ
Các hộp mực mực và hộp mực mực in
Các hộp mực mực và hộp mực bột mực là những vật tư tiêu hao cho máy in quan trọng nhất trong mọi môi trường văn phòng. Việc hết mực bột trong lúc thực hiện công việc in ấn có tính thời hạn cao là một sự cố phổ biến nhưng hoàn toàn có thể phòng tránh được. Các văn phòng sử dụng máy in laser nên luôn dự trữ ít nhất một bộ hộp mực bột dự phòng, bao gồm đầy đủ các kênh màu nếu thiết bị là máy in laser màu. Những vật tư tiêu hao cho máy in này có thời hạn bảo quản dài khi được lưu trữ đúng cách, do đó rất thích hợp để dự trữ phòng trường hợp khẩn cấp. Các hộp mực bột tương thích, ví dụ như loại được thiết kế dành riêng cho các thiết bị dòng Canon IR, hiện có sẵn trên thị trường rộng rãi và mang đến giải pháp chi phí hiệu quả nhằm duy trì nguồn dự trữ đáng tin cậy các vật tư tiêu hao cho máy in mà không cần phải chi trả mức giá cao của nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM).
Đối với các văn phòng sử dụng máy in phun, hộp mực mực là vật tư in ấn tương đương cần được ưu tiên. Vì vật tư in ấn cho máy in phun thường dễ khô hơn khi lưu trữ mà không sử dụng, các văn phòng nên luân chuyển hàng tồn kho thường xuyên và theo dõi ngày hết hạn. Việc duy trì một bộ đầy đủ hộp mực mực thay thế cho mỗi máy in sẽ đảm bảo vật tư in ấn luôn sẵn sàng ngay khi một hộp mực cạn kiệt trong quá trình in quan trọng.
Bộ trống và các thành phần tạo ảnh
Bộ trống là vật tư in ấn mà nhiều văn phòng thường bỏ qua cho đến khi chất lượng in giảm rõ rệt. Một bộ trống bị mòn có thể tạo ra bản in có vệt, nhạt màu hoặc méo mó ngay cả khi mực In đã đầy. Vì các bộ phận trống (drum units) là vật tư tiêu hao riêng biệt của máy in, tách biệt với mực in (toner cartridges) trên nhiều thiết bị laser và đa chức năng, nên văn phòng cần theo dõi sản lượng in (page yield) của chúng một cách độc lập. Việc dự trữ sẵn một bộ trống dự phòng trong số các vật tư tiêu hao khẩn cấp dành cho máy in sẽ giúp ngăn chặn tình trạng gián đoạn sản xuất do suy giảm chất lượng in. Các thành phần hình ảnh, bao gồm cả bộ phát triển (developer units) trên các máy photocopy văn phòng cỡ lớn, cũng là những vật tư tiêu hao của máy in và sẽ suy giảm theo thời gian; do đó, chúng cần được đưa vào bất kỳ kế hoạch dự trữ khẩn cấp nghiêm túc nào.
Giấy và vật liệu in như những vật tư tiêu hao thiết yếu của máy in
Giấy in và vật liệu in chuyên dụng
Mặc dù giấy đôi khi được phân loại riêng biệt, nhưng nó thực sự hoạt động như một trong những vật tư tiêu hao cơ bản nhất của máy in mà văn phòng có thể hết sạch. Giấy tiêu chuẩn kích thước A4 hoặc letter luôn phải được dự trữ khẩn cấp riêng biệt, tách biệt với nguồn cung hàng ngày. Các văn phòng thường xuyên in trên vật liệu chuyên dụng — chẳng hạn như giấy bìa cứng (cardstock), nhãn dán (labels) hoặc phim trong (transparencies) — cần coi những loại vật liệu này như những mặt hàng cụ thể linh kiện tiêu hao của máy in đòi hỏi phải dự trữ riêng cho trường hợp khẩn cấp. Việc hết loại giấy phù hợp trong lúc trình bày hợp đồng hoặc đề xuất với khách hàng là một tình huống hoàn toàn có thể tránh được nếu lên kế hoạch hợp lý ở mức độ khiêm tốn. Coi giấy in là một phần trong danh mục vật tư tiêu hao máy in cốt lõi sẽ đảm bảo toàn bộ quy trình in ấn luôn vận hành liên tục, không bị gián đoạn.
Phong bì và biểu mẫu đã in sẵn
Đối với các văn phòng phụ thuộc vào thư gửi trực tiếp, lập hóa đơn hoặc nộp hồ sơ theo quy định, phong bì và biểu mẫu đã in sẵn là những vật tư tiêu hao máy in gắn liền trực tiếp với tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Những vật tư tiêu hao này thường được đặt mua với số lượng lớn, nhưng đôi khi lại bất ngờ thiếu hụt khi cần thực hiện một đợt gửi thư quy mô lớn hoặc xử lý hàng loạt hồ sơ đáp ứng yêu cầu pháp lý trong thời gian ngắn. Việc duy trì một lượng dự trữ nhỏ nhưng ổn định các vật tư tiêu hao này tại khu vực lưu trữ chuyên dụng sẽ đảm bảo việc gửi tài liệu khẩn cấp không bao giờ bị chậm trễ do thiếu nguồn cung. Việc kiểm tra tồn kho phong bì và biểu mẫu cùng với các vật tư tiêu hao máy in khác trong các đợt kiểm kê định kỳ là một thói quen đơn giản nhưng mang lại tác động vận hành đáng kể.
Vật tư bảo trì hoàn thiện bộ vật tư tiêu hao cho máy in của bạn
Các đơn vị sấy và bộ bảo trì
Các đơn vị sấy là vật tư tiêu hao cho máy in, có nhiệm vụ gắn mực lên giấy thông qua nhiệt. Khi một đơn vị sấy đạt đến cuối tuổi thọ được nhà sản xuất quy định, chất lượng bản in có thể bị nhòe, nhăn hoặc kẹt giấy thường xuyên. Trong các môi trường văn phòng có khối lượng in cao, các đơn vị sấy là vật tư tiêu hao cho máy in cần được thay thế chủ động dựa trên số trang in đã thực hiện, thay vì chờ đến khi chúng hỏng hoàn toàn. Nhiều nhà sản xuất máy in đóng gói các đơn vị sấy cùng với các bộ con lăn và dây đai truyền để tạo thành các bộ bảo trì, đây là những gói vật tư tiêu hao cho máy in toàn diện, được thiết kế nhằm khôi phục hiệu năng hoạt động của máy chỉ trong một lần bảo trì duy nhất. Các văn phòng sử dụng máy in laser cấp doanh nghiệp hoặc máy photocopy đa chức năng sẽ hưởng lợi rất lớn nếu luôn dự trữ sẵn một bộ bảo trì trong kho vật tư tiêu hao cho máy in, đặc biệt khi thời gian phản hồi dịch vụ tại chỗ khá chậm.
Vật tư làm sạch và bộ con lăn
Các con lăn lấy giấy, miếng đệm tách giấy và các con lăn chuyển giấy là những vật tư tiêu hao cho máy in ảnh hưởng đến độ tin cậy khi cấp giấy. Khi các vật tư tiêu hao này bị mài mòn, tình trạng kẹt giấy xảy ra thường xuyên và có thể làm ngừng hoàn toàn quá trình in ấn. Các văn phòng gặp phải vấn đề kẹt giấy lặp đi lặp lại nên dự trữ bộ con lăn trong kho vật tư tiêu hao cho máy in như một biện pháp phòng ngừa. Các bộ dụng cụ vệ sinh, bao gồm khăn không xơ và dung dịch vệ sinh được nhà sản xuất khuyến nghị, cũng là những vật tư tiêu hao cho máy in nhằm hỗ trợ bảo trì định kỳ và kéo dài tuổi thọ hoạt động của các linh kiện đắt tiền hơn. Việc sẵn sàng các vật tư tiêu hao này giúp nhân viên nội bộ xử lý kịp thời các sự cố bảo trì nhỏ mà không cần chờ kỹ thuật viên đến kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Một văn phòng nên dự trữ bao nhiêu vật tư tiêu hao cho máy in trong trường hợp khẩn cấp?
Số lượng lý tưởng của vật tư in ấn dự phòng phụ thuộc vào khối lượng in hàng tháng của văn phòng bạn và số lượng máy in đang sử dụng. Một mức cơ sở thực tế là duy trì ít nhất một bộ thay thế đầy đủ cho mỗi loại vật tư in ấn tương ứng với từng model máy in, bao gồm mực in (toner hoặc mực nước), đơn vị trống (drum units) và dự trữ giấy đủ dùng trong một tuần với sản lượng in tiêu chuẩn.
Vật tư in ấn dự phòng nên được lưu trữ ở đâu?
Vật tư in ấn nên được lưu trữ ở nơi mát mẻ, khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp và độ ẩm. Hầu hết các vật tư in ấn, đặc biệt là cartridge mực và đơn vị trống (drum units), có dải nhiệt độ bảo quản cụ thể được ghi rõ trên bao bì. Một tủ lưu trữ riêng biệt, được dán nhãn rõ ràng và đặt gần phòng in sẽ đảm bảo vật tư in ấn dễ tìm thấy khi cần thiết một cách khẩn cấp.
Các văn phòng nên kiểm tra lại tồn kho vật tư in ấn bao nhiêu lần một tháng?
Các văn phòng nên kiểm tra tồn kho vật tư tiêu hao cho máy in ít nhất một lần mỗi tháng. Việc kiểm tra hàng tháng giúp đội ngũ xác định được những vật tư tiêu hao nào đang sắp hết, luân chuyển hàng cũ và đặt hàng lại trước khi nguồn cung bị thiếu hụt nghiêm trọng. Việc tích hợp việc kiểm tra vật tư tiêu hao cho máy in vào quy trình kiểm toán thường kỳ đối với các vật tư văn phòng là cách đáng tin cậy nhất để tránh tình trạng thiếu hụt khẩn cấp.