EN
Kun kiireellinen asiakirja täytyy tulostaa ja laitteisto epäonnistuu puuttuvien tarvikkeiden vuoksi, koko toimiston työnkulku voi pysähtyä muutamassa minuutissa. Oikeiden tulostimen kulutustarvikkeet varastointi ennen kriisin syntyä on yksi käytännöllisimmistä toimenpiteistä, joita mikä tahansa tilanhallitsija tai toimistohallinto voi tehdä. Tietäminen tarkalleen, mitkä tulostimen kulutusosat kuuluvat hätävarastoon, erottaa toimistot, jotka toimivat sujuvasti, niistä, jotka pysähtyvät täysin pahimmassa mahdollisessa hetkessä.
Tulostimen kulutusosat eivät ole yhden koon kaikki. Jokainen toimistoympäristö on erilainen tulostustilavuuden suhteen, laite mallit ja asiakirjatyypit, jotka määrittävät, mitkä tulostimen kulutustavarat on pidettävä varassa. Tässä artikkelissa esitetään ne olennaiset tulostimen kulutustavarat, jotka toimistojen tulee aina pitää varassa hätätilanteita varten, selitetään, miksi kutakin kategoriaa on tärkeää, ja kuvataan, miten riittävä varasto voidaan ylläpitää ilman liiallista kulutustavaramenoa vanhentuvista tai käyttämättömistä tarvikkeista.
Perustulostimen kulutustavarat, jotka jokaisen toimiston on pidettävä varassa
Toneripatruunat ja mustepatruunat
Toneripatruunat ja mustekirjoituspatruunat ovat kaikkein tärkeimmät tulostimen kulutusvälineet missä tahansa toimistoympäristössä. Tonerin loppuminen aikataulusta riippuvaisen tulostustehtävän aikana on yleinen, mutta täysin estettävissä oleva hätätilanne. Toimistot, jotka käyttävät lasersiirtoprinttereitä, tulisi pitää aina varastossa vähintään yksi varapatteri toneripatruunoja, kattavat kaikki värikanavat, jos laite on väri-lasersiirtoprintteri. Nämä tulostimen kulutusvälineet säilyvät pitkään oikein säilytettynä, mikä tekee niistä erinomaisia ehdokkaita hätävarastoon. Yhteensopivat toneripatruunat, kuten Canon IR-sarjan laitteisiin suunnitellut patruunat, ovat laajalti saatavilla ja tarjoavat kustannustehokkaan tavan varmistaa luotettava varasto tulostimen kulutusvälineitä ilman, että joudutaan maksamaan korkeita alkuperäisten valmistajien (OEM) hintoja.
Tulostimissa, joissa käytetään inkjet-teknologiaa, tärkeimmät kulutusosat ovat mustekasetit. Koska inkjet-tulostinten kulutusosat kuivuvat nopeammin, kun niitä ei käytetä, toimistot tulisi pyörittää varastoa säännöllisesti ja seurata niiden viimeistä käyttöpäivää. Yhden täyden vaihtomustekasettijoukon säilyttäminen jokaista laitetta kohden varmistaa, että tulostimen kulutusosat ovat saatavilla heti, kun kasetti loppuu kesken tärkeän tulostustehtävän.
Rumpuyksiköt ja kuvantumiskomponentit
Rumpuyksiköt ovat tulostimen kulutusosia, joita monet toimistot unohtavat tarkistaa, kunnes tulostuksen laatu heikkenee huomattavasti. Käytetty rumpuyksikkö voi aiheuttaa juovia, himmentynyttä tai vääristynyttä tulostustulosta, vaikka toner-tynnyri on täynnä. Koska rumpuyksiköt ovat useissa laser- ja monitoimilaitteissa erillisiä tulostimen kulutusosia kuin tinteripatruunat, toimistojen tulisi seurata niiden sivumäärää erikseen. Vararumpuyksikön pitäminen hätätulostimen kulutusosien joukossa estää laadullisen vian aiheuttaman tuotannon pysähtymisen. Kuvauskomponentit, kuten kehitysyksiköt suuremmissa toimistokopioinneissa, ovat myös tulostimen kulutusosia, jotka heikkenevät ajan myötä, ja ne tulisi sisällyttää kaikkiin vakaviin hätavarastosuunnitelmiin.
Paperi ja mediatarvikkeet olennaisina tulostimen kulutusosina
Tulostuspaperi ja erikoismediat
Vaikka paperia luokitellaan joskus erillisesti, se toimii yhtenä perustavimmista tulostimen kulutusosista, josta toimisto voi loppua. Standardikokoisen A4- tai letter-kokoisen paperin varastolle tulisi aina olla omat hätävarastot, jotka ovat erillisiä päivittäisestä tarjonnasta. Toimistot, jotka tulostavat säännöllisesti erikoispaperille, kuten paksulle paperille, liimapapereille tai läpinäkyville kalvoille, tulisi käsitellä näitä mediatyyppejä erityisinä tulostimen kulutustarvikkeet jotka vaativat omia hätävarastojaan. Oikean paperityypin loppuminen sopimusesityksen tai asiakasesityksen aikana on tilanne, joka voidaan välttää helpolla suunnittelulla. Paperin käsittely tulostimen kulutusmateriaalina varmistaa, että koko tulostusketju pysyy katkeamattomana.
Kirjeenvetokirjekuoret ja esitulostetut lomakkeet
Toimistoille, jotka luottavat suorapostipalveluihin, laskutukseen tai viranomaisten vaatimiin ilmoituksiin, kirjeenvetokirjekuoret ja esitulostetut lomakkeet ovat tulostimen kulutusmateriaaleja, jotka liittyvät suoraan liiketoiminnan jatkuvuuteen. Nämä tulostimen kulutusmateriaalit tilataan usein erinäisissä erissä, mutta niiden varastot voivat yllättäen loppua, kun suuri postilähetys tai vaatimusviranomaisille tehtävä raportointierä vaatii nopeaa toimintaa. Pieni mutta säännöllinen varasto näistä tulostimen kulutusmateriaaleista erityisessä varastotilassa varmistaa, ettei kiireellisiä asiakirjojen lähetysten viivästymistä aiheudu tarvemääristä johtuvasta puutteesta. Kirjeenvetokirjekuorten ja lomakkeiden varastojen tarkistaminen yhdessä muiden tulostimen kulutusmateriaalien kanssa säännöllisissä varastotarkistuksissa on yksinkertainen tapa, jolla on merkittävä vaikutus toiminnalliseen tehokkuuteen.
Huollon tarvikkeet, jotka täydentävät tulostimen kulutusosapakettia
Lämmitinkytkimet ja huoltosarjat
Lämmitinkytkimet ovat tulostimen kulutusosia, jotka vastaavat tonerin kiinnittämisestä paperiin lämmön avulla. Kun lämmitinkytkimen nimelliskäyttöikä on päättynyt, tulosteet voivat smeerata, ripistä tai jumiutua toistuvasti. Suuritehoisissa toimistoissa lämmitinkytkimet tulisi vaihtaa ennaltaehkäisevästi sivumäärän perusteella eikä odottaa vian ilmetessä. Monet tulostintuottajat myyvät lämmitinkytkimiä yhdessä rullasarjojen ja siirtokuljetusnauhojen kanssa huoltosarjoina, jotka ovat kattavia tulostimen kulutusosapaketteja, joilla laitteen suorituskyky voidaan palauttaa yhdellä huoltotoimenpiteellä. Toimistot, jotka käyttävät yritystasoisia lasersiirtoprinttereitä tai monitoimikopioita, hyötyvät huoltosarjan varastoinnista tulostimen kulutusosien joukkoon erityisesti silloin, kun paikan päällä tehtävän huollon vastausaika on pitkä.
Puhdistustarvikkeet ja rullasarjat
Kuljetuspyörät, erottamispadit ja siirtopyörät ovat tulostimen kulutusosia, jotka vaikuttavat paperin syöttöluotettavuuteen. Kun nämä tulostimen kulutusosat kulumassa, paperitukokset tulevat yhä useammaksi ja voivat pysäyttää tulostamisen kokonaan. Toimistot, joissa esiintyy toistuvia tukosongelmia, tulisi sisällyttää pyöräpaketteja tulostimen kulutusosien varastoon ennaltaehkäiseväksi toimenpiteeksi. Puhdistuspaketteja, mukaan lukien lintumaton liina ja hyväksytyt puhdistusliuokset, käytetään myös tulostimen kulutusosina säännölliseen laitteen huoltoon ja kalliimpien komponenttien käyttöiän pidentämiseen. Näiden tulostimen kulutusosien saatavuus mahdollistaa pienempien huoltotehtävien hoitamisen sisäisen henkilökunnan toimesta ilman teknikkojen vierailua.
UKK
Kuinka monta tulostimen kulutusosaa toimiston tulisi pitää hätävarastossa?
Tulostimen kulutustarvikkeiden sopiva varastomäärä hätätilanteita varten riippuu toimistonne kuukausittaisesta tulostustilavuudesta ja käytössä olevien tulostimien määrästä. Käytännöllinen perustaso on pitää varastossa vähintään yksi täysi vaihtosarja jokaista kulutustarvikekategoriaa kohden jokaista tulostinmallia kohden, eli tinteriä tai mustetta, rullayksiköitä sekä riittävästi paperia viikon keskimääräiseen tulostustilavuuteen.
Missä hätävarastoon tarkoitetut tulostimen kulutustarvikkeet tulisi säilyttää?
Tulostimen kulutustarvikkeet tulisi säilyttää viileässä ja kuivassa paikassa, poissa suorasta auringonvalosta ja kosteudesta. Useimmilla tulostimen kulutustarvikkeilla, erityisesti tinteripatruunoilla ja rullayksiköillä, on pakkausmerkinnöissä ilmoitettu tarkka säilytyslämpötila-alue. Erillinen, merkitty säilytysteline tulostustilaa lähellä varmistaa, että tulostimen kulutustarvikkeet ovat helppokäyttöisiä hätätilanteessa.
Kuinka usein toimistot tulisi tarkistaa tulostimen kulutustarvikkeiden varastotilannetta?
Toimistojen tulisi tarkistaa tulostintarvikkeiden varastot vähintään kerran kuukaudessa. Kuukausittainen tarkistus mahdollistaa tiimin tunnistaa, mitkä tulostintarvikkeet ovat loppumassa, vaihtaa vanhempaa varastoa ja tilata uudelleen ennen kuin tarvikkeet ovat kriittisesti lopussa. Tulostintarvikkeiden tarkistusten integroiminen säännöllisiin toimistotarviketarkistuksiin on luotettavin tapa välttää hätätilanteita.