EN
Når et akut dokument skal udskrives, og udstyret svigter på grund af manglende forbrugsartikler, kan hele kontorets arbejdsgang standse inden for få minutter. At have de rigtige skriverforbrugsmaterialer indén en krise opstår, er en af de mest praktiske foranstaltninger, som enhver facilitetsleder eller kontoradministrator kan træffe. At vide præcis, hvilke printerkonsummaterialer der hører hjemme i nødforsyningskabinettet, adskiller kontorer, der fungerer problemfrit, fra dem, der går helt i stå på det værste mulige tidspunkt.
Printertilbehør er ikke én størrelse, der passer alle. Hver kontormiljø har forskellige printvolumener, maskine modeller og dokumenttyper, der afgør, hvilke printertilbehør der skal have til rådighed. I denne artikel identificeres de væsentlige printertilbehør, som kontorer altid bør have i reserve til nødsituationer, forklares hvorfor hver kategori er vigtig, og beskrives, hvordan man vedligeholder en tilstrækkelig lagerbeholdning uden at overspilde penge på forsyninger, der udløber eller ikke bruges.
Vigtige printertilbehør, som hvert kontor skal have i reserve
Tonerkassetter og blækkassette
Tonerkassetter og blækpatroner er de mest kritiske printerverbrugsstoffer i ethvert kontormiljø. At løbe tør for toner under en udskrivningsopgave med tidskrævende frister er en almindelig, men fuldstændig undgåelig nødsituation. Kontorer, der bruger laserskrivere, bør altid have mindst et ekstra sæt tonerkassetter på lager, dækkende alle farvekanaler, hvis enheden er en farvelaserskrivere. Disse printerverbrugsstoffer har en lang holdbarhed, når de opbevares korrekt, hvilket gør dem ideelle til nødlager. Kompatible tonerkassetter, såsom dem, der er designet til Canon IR-serien, er bredt tilgængelige og tilbyder en omkostningseffektiv måde at sikre en pålidelig reserve af printerverbrugsstoffer uden at skulle betale de høje priser for originale udstyrsfabrikanters (OEM) produkter.
For kontorer med inkjet-printere er blækpatroner de tilsvarende printertilbehør, der bør prioriteres. Da blækpatroner til inkjet-printere har en tendens til at tørre ud hurtigere, når de opbevares ubrugt, bør kontorer rotere lageret regelmæssigt og overvåge udløbsdatoer. Ved at have et komplet sæt reservede blækpatroner pr. printer sikres det, at printertilbehør er tilgængeligt øjeblikkeligt, når en patron løber tør under en kritisk udskrift.
Tromleenheder og afbilledningskomponenter
Tromleenheder er printertilbehør, som mange kontorer ignorerer, indtil printkvaliteten tydeligt forringes. En slidt tromleenhed kan producere streget, blegt eller forvrænget output, selv når toner Patrulje er fuld. Da tromleenheder er separate printerkonsumvarer i forhold til tonerkassetter i mange laserskrivere og multifunktionsenheder, bør kontorer spore deres sideudbytte uafhængigt. At have en ekstra tromleenhed blandt dine nødforråd af printerkonsumvarer forhindrer, at en kvalitetsfejl standser produktionen. Billedkomponenter, herunder udviklerenheder i større kontorkopimaskiner, er også printerkonsumvarer, der forringes med tiden, og de bør inkluderes i enhver alvorlig nødforrådsplan.
Papir og medietilbehør som væsentlige printerkonsumvarer
Printerpapir og specialmedier
Selvom papir nogle gange klassificeres separat, fungerer det som én af de mest grundlæggende printerkonsumvarer, som et kontor kan løbe tør for. Standard A4- eller letter-størrelsespapir bør altid have en dedikeret nødforsyning, der er adskilt fra den daglige forsyning. Kontorer, der regelmæssigt udskriver på specialmedier som f.eks. karton, mærker eller transparencier, bør behandle disse medier som specifikke skriverforbrugsmaterialer der kræver deres egen nødlager. At løbe tør for den rigtige papirtype under en kontraktpræsentation eller kundeudbud er et scenarie, der helt kan undgås med en beskeden planlægning. Ved at behandle papir som en del af dit kerne-lager af printerkonsummaterialer sikres, at hele printekæden forbliver uafbrudt.
Konvolutter og fortrykte formularer
For kontorer, der er afhængige af direkte post, fakturering eller regulatoriske indsendelser, er konvolutter og fortrykte formularer printerkonsummaterialer, der direkte er knyttet til forretningsdriftens kontinuitet. Disse printerkonsummaterialer bestilles ofte i store mængder, men kan uventet løbe tør, når der pludselig er behov for en stor postkampagne eller en overholdelsesbatch. Ved at opretholde en lille, men konstant reserve af disse printerkonsummaterialer på et dedikeret lagerområde sikres det, at akut dokumentudsendelse aldrig udsættes på grund af en manglende forsyning. At gennemgå lagerbeholdningen af konvolutter og formularer sammen med andre printerkonsummaterialer ved rutinemæssige lagerkontroller er en simpel vane med betydelig operativ indvirkning.
Vedligeholdelsesforbrugsgoder, der kompletterer dit printerkonsumtilbehørssæt
Fuserenheder og vedligeholdelsessæt
Fuserenheder er printerkonsumtilbehør, der er ansvarlige for at binde toner til papir ved hjælp af varme. Når en fuserenhed når slutningen af sin angivne levetid, kan udskriftsresultatet blive smudset, krøllet eller give konsekvent papirmacke. I kontormiljøer med høj volumen bør fuserenheder erstattes proaktivt baseret på antal udskrevne sider i stedet for at vente på fejl. Mange printerfabrikanter pakker fuserenheder sammen med rulledele og overførselsremme i vedligeholdelsessæt, som er omfattende pakker af printerkonsumtilbehør, der er designet til at gendanne maskinens ydeevne med én enkelt servicehandling. Kontorer, der bruger enterprise-kvalitets laserprintere eller multifunktionskopimaskiner, drager stor fordel af at have et vedligeholdelsessæt blandt deres reserve af printerkonsumtilbehør, især hvis reaktionstiden for on-site-service er lang.
Rengøringsforbrugsgoder og rullesæt
Pickup-ruller, adskillelsespuder og overførselsruller er forbrugsartikler til printere, der påvirker pålideligheden af papirfremføringen. Når disse forbrugsartikler til printere slits, bliver papirstop hyppige og kan helt standse udskrivningen. Kontorer, der oplever gentagne problemer med papirstop, bør inkludere rullesæt i deres lager af forbrugsartikler til printere som en forebyggende foranstaltning. Rengøringskitter – herunder uldfrie klude og godkendte rengøringsmidler – er også forbrugsartikler til printere, der understøtter regelmæssig vedligeholdelse af maskinen og forlænger levetiden for de dyrere komponenter. Ved at have disse forbrugsartikler til printere til rådighed kan internt personale håndtere mindre vedligeholdelsesproblemer uden at skulle vente på en teknikers besøg.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange forbrugsartikler til printere skal et kontor have på nødlager?
Den ideelle mængde printertilbehør til nødlager afhænger af dit kontors månedlige printvolumen og antallet af brugte printere. En praktisk basis er at opretholde mindst ét komplet udskiftningssæt af hver type tilbehør pr. printertype, dvs. toner eller blæk, tromleenheder samt papirreserver til en uges standardudskrift.
Hvor skal nødtilbehør til printere opbevares?
Printertilbehør bør opbevares på et køligt, tørt sted væk fra direkte sollys og fugt. De fleste printertilbehør, især tonerpatroner og tromleenheder, har angivet specifikke lagringstemperaturer på deres emballage. Et dedikeret, mærket opbevaringskabinet i nærheden af printerrummet sikrer, at printertilbehør let kan findes, når de er akut nødvendige.
Hvor ofte bør kontorer gennemgå deres lager af printertilbehør?
Kontorer bør gennemgå deres lager af printerkonsummaterialer mindst én gang om måneden. En månedlig kontrol giver teamet mulighed for at identificere, hvilke printerkonsummaterialer der er ved at løbe tør, rotere ældre lagervarer og bestille nye varer, inden forrådene er kritisk nedsat. At integrere kontroller af printerkonsummaterialer i rutinemæssige kontroller af kontorforråd er den mest pålidelige måde at undgå akutte mangler på.