วิธีสังเกตว่าอุปกรณ์เครื่องถ่ายเอกสารจำเป็นต้องเปลี่ยนหรือไม่

การสังเกตประสิทธิภาพของเครื่องถ่ายเอกสารอยู่เสมอเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงการหยุดทำงานกะทันหันอันเนื่องมาจากการเสื่อมสภาพของอุปกรณ์ เครื่อง ตั้งแต่คุณภาพงานพิมพ์ที่เปลี่ยนไปจนถึงพฤติกรรมผิดปกติ สัญญาณเล็กๆ เหล่านี้มักบ่งชี้ว่าถึงเวลาที่ควรเปลี่ยนชิ้นส่วน เช่น ตลับหมึก หน่วยดรัม หรือลูกกลิ้งป้อนกระดาษ ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับ 5 ข้อที่จะช่วยให้คุณประเมินได้ว่าเมื่อใดควรเปลี่ยนอุปกรณ์เครื่องถ่ายเอกสาร

สัญญาณแรกและเห็นได้ชัดเจนที่สุดคืองานพิมพ์จางหรือไม่สม่ำเสมอ หากเอกสารของคุณเริ่มมีลักษณะจางกว่าปกติ—โดยเฉพาะในบริเวณที่คงที่ เช่น ขอบหรือตรงกลาง—มีแนวโน้มว่าเป็น ตลับหมึก ปัญหา สำหรับเครื่องถ่ายเอกสารสี การที่สีเพี้ยน (เช่น ไม่มีสีไซอันหรือแม็กเจนต้า) หรือการกระจายสีไม่สม่ำเสมอ บ่งชี้ว่าหมึกโทนเนอร์หมดหรือมีปัญหา ในบางกรณี การพิมพ์จางอาจเกิดจากหน่วยกลองที่สึกหรอ แต่สาเหตุส่วนใหญ่มักเกิดจากโทนเนอร์ ลองเขย่าตลับหมึกโทนเนอร์อย่างเบามือ (หากไม่ใช่แบบปิดผนึก) เพื่อกระจายหมึกที่เหลืออยู่ให้ทั่วถ้าคุณภาพงานพิมพ์ดีขึ้นชั่วคราว แสดงว่าถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนตลับแล้ว

ประการที่สอง ให้สังเกตแถบเส้น คราบเปื้อน หรือภาพซ้อนบนงานพิมพ์ แถบแนวตั้งหรือแนวนอนมักบ่งชี้ว่าหน่วยดรัมมีรอยขีดข่วนหรือมีผงหมึกสะสม เนื่องจากดรัมทำหน้าที่ถ่ายเทผงหมึกลงบนกระดาษ ความเสียหายใดๆ บนพื้นผิวจะปรากฏเป็นเส้นบนงานพิมพ์ คราบเปื้อน (เมื่อผงหมึกหลุดลอกออกได้ง่าย) มักแสดงว่ายูนิตฟิวเซอร์เริ่มเสื่อมสภาพ ซึ่งหน้าที่ของฟิวเซอร์คือหลอมผงหมึกลงบนกระดาษ อาการภาพซ้อน—ภาพซ้ำจางๆ ของข้อความหรือกราฟิก—อาจเกิดจากดรัมที่สึกหรอหรือสายพานถ่ายโอนที่สกปรก หากปัญหาเหล่านี้ยังคงมีอยู่หลังจากทำความสะอาดภายในเครื่องถ่ายเอกสาร (ตามคู่มือผู้ใช้) การเปลี่ยนชิ้นส่วนที่เกี่ยวข้อง (ดรัม ฟิวเซอร์ หรือสายพานถ่ายโอน) จึงจำเป็น

ประการที่สาม การติดกระดาษที่เพิ่มมากขึ้นเป็นสัญญาณชัดเจนว่าอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการป้อนกระดาษต้องได้รับการดูแล ส่วนใหญ่การติดกระดาษเกิดจากการที่ลูกกลิ้งป้อนกระดาษหรือแผ่นแยกกระดาษที่ทำจากยางสึกหรอ—เมื่อเวลาผ่านไป อุปกรณ์เหล่านี้จะ ส่วน สูญเสียการยึดเกาะ ทำให้กระดาษลื่น เคลื่อนตัวไม่ตรงตำแหน่ง หรือติดกันเป็นชุด หากคุณต้องแก้ปัญหากระดาษติดซ้ำบ่อยกว่าวันละหนึ่งครั้ง (หรือแม้แต่ต่อเนื่องในแต่ละงาน) ควรตรวจสอบลูกกลิ้งป้อนกระดาษ: พื้นผิวควรรู้สึกนุ่มและเหนียวเล็กน้อย ถ้าหากลูกกลิ้งมีความแข็ง เรียบ หรือแตกร้าว ควรเปลี่ยนทันที นอกจากนี้ แผ่นแยกกระดาษที่สึกหรอ (ซึ่งทำหน้าที่ป้องกันการป้อนกระดาษซ้อน) ก็สามารถก่อให้เกิดปัญหากระดาษติดได้เช่นกัน ดังนั้นควรตรวจสอบชิ้นส่วนขนาดเล็กที่มักถูกละเลยเหล่านี้ด้วย

สี่ ให้สังเกตข้อความแสดงข้อผิดพลาดหรือการแจ้งเตือนระดับวัสดุสำรองบนหน้าจอของเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องถ่ายเอกสารรุ่นใหม่มีการตั้งโปรแกรมเพื่อตรวจสอบระดับหมึกท่อน้ำยา พื้นอายุการใช้งานของกลอง และสถานะวัสดุสำรองอื่นๆ และจะแสดงคำเตือนที่ชัดเจน เช่น “หมึกใกล้หมด” หรือ “กลองใกล้หมดอายุการใช้งาน” อย่ามองข้ามคำเตือนเหล่านี้—แม้ว่าเครื่องถ่ายเอกสารบางรุ่นจะอนุญาตให้พิมพ์งานได้อีกเล็กน้อยในโหมด “หมึกต่ำ” การใช้งานต่อไปเมื่อวัสดุสำรองหมดอาจทำให้เครื่องเสียหายได้ (เช่น ตลับหมึกเปล่าอาจทำให้กลองร้อนเกินไป) สำหรับเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นเก่าที่ไม่มีการแจ้งเตือนแบบดิจิทัล ควรบันทึกปริมาณงานพิมพ์ไว้—เปลี่ยนหมึกเมื่อเข้าใกล้จำนวนหน้าที่ผู้ผลิตแนะนำ (เช่น 2,000–5,000 หน้า สำหรับหมึกมาตรฐาน)

ประการที่ห้า เสียงผิดปกติในระหว่างการทำงานอาจบ่งชี้ว่าอุปกรณ์เสริมเริ่มเสื่อมสภาพ เสียงกรอบแกรบหรือเสียงหวีดเมื่อเครื่องถ่ายเอกสารกำลังป้อนกระดาษ มักหมายถึงลูกกลิ้งป้อนกระดาษสึกหรอ หรือตลับหมึกที่มีปัญหา (หากตลับหมึกจัดตำแหน่งไม่ถูกต้องหรือติดขัดภายใน) เสียงคลิกในระหว่างการพิมพ์ อาจแสดงว่าหน่วยกลองหลวมหรือสึกหรอ เนื่องจากกลองไม่หมุนได้อย่างราบรื่น เสียงเหล่านี้ไม่ใช่แค่รบกวนเท่านั้น แต่เป็นวิธีที่เครื่องถ่ายเอกสารสื่อสารกับคุณว่าชิ้นส่วนใดชิ้นหนึ่งกำลังทำงานหนักหรือเสียหาย การแก้ไขอย่างทันท่วงทีโดยการเปลี่ยนอุปกรณ์เสริมที่มีปัญหาจะช่วยป้องกันปัญหาทางกลที่ซับซ้อนและมีค่าใช้จ่ายสูงในอนาคต

ด้วยการสังเกตสัญญาณทั้ง 5 ข้อนี้อย่างใกล้ชิด คุณสามารถเปลี่ยนอุปกรณ์เสริมของเครื่องถ่ายเอกสารได้อย่างทันท่วงที ทำให้เครื่องทำงานได้อย่างราบรื่น และหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่อาจเกิดค่าใช้จ่ายสูง โปรดจำไว้ว่า: การใช้อุปกรณ์เสริมแท้หรืออุปกรณ์เสริมที่มีคุณภาพสูงและเข้ากันได้ ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณภาพงานพิมพ์ดีขึ้น แต่ยังยืดอายุการใช้งานของเครื่องถ่ายเอกสารอีกด้วย ดังนั้นควรเลือกอุปกรณ์เสริมที่ตรงตามข้อมูลจำเพาะของรุ่นเครื่องถ่ายเอกสารของคุณเสมอ