Làm Cách Nào Để Nhận Biết Phụ Tùng Máy Photocopy Cần Được Thay Thế?

Theo dõi hiệu suất của máy photocopy là cách tốt nhất để tránh tình trạng ngừng hoạt động đột ngột do các phụ tùng bị mài mòn. Từ những thay đổi về chất lượng bản in đến các dấu hiệu bất thường, máy những tín hiệu nhỏ thường cho thấy đã đến lúc cần thay thế các bộ phận như hộp mực, cụm trống hoặc con lăn cấp giấy. Dưới đây là 5 mẹo thực tế giúp bạn xác định thời điểm nên thay thế vật tư cho máy photocopy.

Dấu hiệu đầu tiên và rõ ràng nhất là bản in nhạt màu hoặc không đều. Nếu tài liệu của bạn bắt đầu trông sáng hơn bình thường—đặc biệt ở những khu vực nhất định như mép hay chính giữa—thì có khả năng đây là do mực In vấn đề. Đối với máy photocopy màu, việc thiếu các tông màu (ví dụ: không có xanh lơ hoặc đỏ tươi) hoặc phân bố màu không đều cũng cho thấy mực in yếu hoặc bị lỗi. Trong một số trường hợp, bản in nhạt màu có thể do trống in bị mòn, nhưng nguyên nhân phổ biến hơn vẫn là mực in. Hãy thử lắc nhẹ hộp mực (nếu nó không phải loại được niêm phong kín) để phân bổ lại lượng mực còn sót lại—nếu chất lượng in được cải thiện tạm thời, bạn sẽ biết đã đến lúc cần thay thế hộp mực.

Thứ hai, hãy chú ý đến các vệt sọc, vết lem hoặc hiện tượng bóng mờ trên bản in. Các vệt sọc dọc hoặc ngang thường cho thấy đơn vị trống bị trầy xước hoặc tích tụ mực, vì trống có nhiệm vụ truyền mực lên giấy; bất kỳ hư hại nào trên bề mặt trống sẽ xuất hiện thành các đường kẻ trên bản in. Vết lem (mực dễ bị bong tróc khi chạm vào) thường cho thấy bộ phận sấy đang hỏng, vì bộ phận này có trách nhiệm làm nóng chảy mực vào giấy. Hiện tượng bóng mờ – hình ảnh lặp lại mờ nhạt của văn bản hoặc đồ họa – có thể do trống bị mòn hoặc dây tải chuyển mực bị bẩn. Nếu những sự cố này vẫn tiếp diễn sau khi đã vệ sinh bên trong máy photocopy (theo hướng dẫn trong sách manual), thì cần phải thay thế linh kiện tiêu hao bị ảnh hưởng (trống, bộ sấy hoặc dây tải chuyển mực).

Thứ ba, tình trạng kẹt giấy gia tăng là dấu hiệu rõ ràng cho thấy các bộ phận liên quan đến việc đưa giấy cần được kiểm tra. Hầu hết các trường hợp kẹt giấy xảy ra là do các con lăn đưa giấy bằng cao su hoặc miếng đệm tách giấy bị mòn – theo thời gian, những bộ phận này các bộ phận mất độ bám, khiến giấy bị trượt, lệch hoặc dính vào nhau. Nếu bạn phải xử lý kẹt giấy nhiều hơn một lần mỗi ngày (hoặc thậm chí trong từng công việc), hãy kiểm tra các con lăn cấp giấy: chúng cần có cảm giác mềm và hơi dính tay. Nếu chúng cứng, trơn hoặc nứt vỡ, hãy thay thế ngay lập tức. Ngoài ra, các miếng đệm tách giấy bị mòn (giúp ngăn hiện tượng cấp nhiều tờ) cũng có thể gây kẹt giấy, vì vậy hãy kiểm tra cả những bộ phận nhỏ này, thường hay bị bỏ qua.

Thứ tư, hãy chú ý đến các thông báo lỗi hoặc cảnh báo mức độ vật tư trên màn hình máy photocopy. Các máy photocopy hiện đại được lập trình để theo dõi mức mực, tuổi thọ trống và các trạng thái vật tư khác, đồng thời sẽ hiển thị các cảnh báo rõ ràng như “Mực thấp” hoặc “Trống sắp hết tuổi thọ”. Đừng bỏ qua những cảnh báo này—mặc dù một số máy photocopy cho phép in thêm vài trang nữa ở chế độ “thấp”, nhưng việc tiếp tục sử dụng khi vật tư đã cạn có thể làm hư hại máy (ví dụ: hộp mực rỗng có thể khiến trống bị quá nhiệt). Đối với các máy photocopy cũ hơn không có cảnh báo kỹ thuật số, hãy ghi chép lại số lượng trang đã in—thay mực khi bạn tiến gần đến mức sản lượng trang do nhà sản xuất khuyến nghị (ví dụ: 2.000–5.000 trang đối với mực tiêu chuẩn).

Thứ năm, những tiếng ồn bất thường trong quá trình vận hành có thể là dấu hiệu cho thấy các linh kiện đang hỏng. Tiếng kêu rít hoặc ken két khi máy photocopy đang nạp giấy thường có nghĩa là con lăn nạp đã mòn hoặc hộp mực bị lỗi (nếu hộp mực bị lệch hoặc kẹt bên trong). Tiếng lạch cạch trong lúc in có thể cho thấy đơn vị trống bị lỏng hoặc mòn, do trống không quay trơn tru. Những tiếng ồn này không chỉ gây khó chịu—đó là cách máy photocop cảnh báo bạn rằng một bộ phận đang bị quá tải hoặc hư hỏng. Việc xử lý nhanh chóng bằng cách thay thế linh kiện liên quan có thể ngăn ngừa các sự cố cơ học tốn kém hơn về sau.

Bằng cách để ý đến 5 dấu hiệu này, bạn có thể chủ động thay thế các linh kiện của máy photocopy, giúp thiết bị hoạt động ổn định và tránh được những gián đoạn tốn kém. Hãy nhớ: sử dụng linh kiện chính hãng hoặc linh kiện tương thích chất lượng cao không chỉ đảm bảo chất lượng bản in tốt hơn mà còn kéo dài tuổi thọ của máy photocopy—vì vậy hãy luôn chọn những linh kiện phù hợp với thông số kỹ thuật của model máy photocopy bạn đang dùng.