EN
U današnjem brzom uredskom okruženju, sposobnost netehničkog osoblja da upravlja opremom bez opsežnog osposobljavanja ključna je za produktivnost. Kopirnica koju lakše koriste netehnički zaposlenici može značajno smanjiti zahtjeve za pomoć, smanjiti vrijeme zastoja i omogućiti zaposlenicima da sami obavljaju svoj posao. Moderno radno mjesto zahtijeva rješenja koja daju prednost jednostavnosti i pristupačnosti, posebno kada su u pitanju multifunkcionalni uređaji koji obrađuju bitne protokove rada dokumenata. Razumijevanje toga što čini kopirnicu jednostavnijom za korištenje za ne-tehničko osoblje u uredu pomaže organizacijama da odaberu opremu koja odgovara razini vještina i operativnim potrebama njihovog tima.
Filozofija dizajna kopijača koji je lakši za ne-tehničko osoblje u uredu usmjerena je na uklanjanje složenosti na svakoj točki dodira. Bilo da se radi o navigaciji menuskim sustavima, utovariti papir ili rješavanju zajedničkih problema, svaka interakcija treba biti intuitivna i vođena. Organizacije koje ulažu u tehnologiju kopirnih strojeva usmjerene na korisnika izvješćuju o većoj razini zadovoljstva među svojim timovima i smanjenom opterećenju IT podrške. Ovaj članak razmatra ključne značajke i načela dizajna koji čine kopirnicu jednostavnijom za korištenje za netehničko osoblje ureda, omogućavajući bolje donošenje odluka za nabavku uredske opreme.
Dizajn sučelja i jednostavnost upravljačke ploče
Navigacija na dodirnom zaslonu koja vodi korisnike
Kontrola je često prva prepreka s kojom se netehnički korisnici susreću prilikom rada s uredskom opremom. Dobro dizajnirani ekran na dodir koji je lakši za korišćenje za ne-tehničko osoblje u uredu prikazuje velike, jasno označene dugmiće s logičnom organizacijom. Ikone bi trebale biti univerzalno prepoznatljive, a kodiranje bojama može korisnicima pomoći da brzo identificiraju različite funkcije poput kopiranja, skeniranja ili tiskanja. Najbolji su sučelja smanjuju broj koraka potrebnih za obavljanje zajedničkih zadataka, omogućavajući korisnicima da stignu do odredišta uz minimalnu navigaciju.
Hijerarhije menija u kopirnici koje je lakše za ne-tehničko osoblje bi trebalo slijediti poznate mentalne modele koje uredski radnici već razumiju. Kada korisnici očekuju da će pronaći opciju "naprave boje" unutar menija "kvalitet", tamo bi trebala biti. Kontekstualna pomoć može se automatski pojaviti kada korisnici zaustave, nudeći sugestije bez potrebe za traženjem priručnika. Odgovarajuća povratna informacija, kao što je vizualna ili slušna potvrda prilikom pritiska na dugme, osigurava korisnicima da je njihov unos registriran.
Podrazumevane postavke koje odgovaraju uobičajenim zadacima
Kopirnica koju ne koriste tehnički stručnjaci trebala bi biti unaprijed konfigurirana s podrazumevanim postavkama koje pokrivaju 80 posto svakodnevnih kopiranja. Crno-bijeli, standardni kvalitet kopiranja u normalnoj brzini trebao bi biti primarni način koji korisnici prvi naiđu. U skladu s člankom 3. stavkom 2. ovog članka, korisnici mogu se odlučiti za određene poslove. Prilagođene dugme za brzi pristup omogućuju čestima korisnicima da uštede vrijeme, dok iskustvo ostaje jednostavno za povremene korisnike.
Ako se kopijač koji je lakši za netehničko osoblje treba prilagoditi, upravljačka ploča treba pružiti jasne upute korak po korak. Opcije prebacivanja trebale bi koristiti opisni jezik poput "lakši" i "tamniji" umjesto tehničkog žargona kao što je "gamma prilagodba". Kontroli slajdera s vizualnim prikazima pomažu korisnicima da razumiju utjecaj svojih promjena prije nego što se obavežu na kopiranje. Sposobnost pregledati promjene na displeju prije tiskanja daje korisnicima koji nisu tehnički stručnjaci povjerenje u svoje izbore.
Prikladnost i prevencija pogrešaka
Čisti papir i utovar zaliha
Kopirnica koju ne znaju koristiti tehnički osoblje mora imati intuitivno rukovanje papirima i tako smanjiti pogreške i frustracije korisnika. Na papirnim pladnjama treba staviti jednostavne, velike tekstove koji ukazuju na kapacitet i preporučene vrste papira, čime se smanjuje zbunjenost oko toga koji pladnjak koristiti. Uložiti papir može se na znakovima ili svjetlosnim vodičima u boji. U slučaju da se ne može primijeniti sustav za otvaranje ili zatvaranje, mora se upotrijebiti mehanizam za otvaranje ili zatvaranje.
Za zamjenu opreme za kopirnicu koja je jednostavnija za korištenje za netehničko uredsko osoblje trebalo bi slijediti dosljedne i očite postupke za sve potrošne materijale. U slučaju da je potrebno upotrebiti kartridž ili toner, potrebno je da se kartridž ili toner uklone u odgovarajuću smjeru kako bi se izbjegle pogreške korisnika, kao što je ubacivanje zalih za upotrebu. U skladu s člankom 3. stavkom 2. stavkom 2. Vizualni pokazatelji koji pokazuju razine ponude pomažu korisnicima da predvide probleme prije nego što izazovu neuspjeh kopiranja.
Uputstvo za sprečavanje i oporavak od džepa
Zagušenje papira jedan je od najčešćih razloga zbog kojih se netehnički korisnici frustriraju uredskom opremom. Kopirnica je jednostavnija za korištenje za netehničko osoblje ureda i sadrži funkcije za sprečavanje zastoja, kao što je automatsko otkrivanje koje zaustavlja uređaj prije nego što se pojave problemi s hranom papira. Kada se pojave gužve, displej bi trebao točno pokazati mjesto s jasnim dijagramom ili slikom koja pokazuje gdje tražiti. U skladu s člankom 21. stavkom 1.
Oporavak nakon zastoja trebao bi biti bez problema, tako da kopirnica može lakše koristiti ne-tehničko osoblje. Nakon što korisnik kaže da je zamah uklonjen, stroj bi trebao automatski nastaviti s prethodnim radom umjesto da od korisnika zahtijeva ponovno pokretanje cijelog procesa. To sprečava ponavljanje rada i održava povjerenje korisnika. Ako problem traje izvan intervencije korisnika, kopirnica lakša za netehničko osoblje u uredu ako je potrebno, potrebno je postaviti i postaviti i postaviti i postaviti i postaviti i postaviti i postaviti i postaviti i postaviti i postaviti i postaviti i postaviti.
Podrška i pomoć u kontekstu
Ugrađeni alat za rješavanje problema i dijagnostiku
Kopirnica koju će lakše koristiti netehničko osoblje bi trebala smanjiti potrebu za vanjskom IT podrškom tako što će uključivati praktične dijagnostičke alate dostupne s glavnog ekrana. Česta pitanja poput "ne pojavljuju se otisci" ili "kopije su previše lagane" trebala bi pokrenuti predložena rješenja koja korisnici mogu odmah pokušati. U slučaju da je riječ o dijagnostičkim porukama, oni bi trebali biti napisani na jednostavnom engleskom jeziku, izbjegavajući tehnički žargona koji zbunjuje ne-tehničke korisnike. Samoslužbeno rješavanje problema može riješiti mnoge probleme prije nego što korisnici pozovu pomoćni stol.
Dijagnostičke mogućnosti kopirnice koje je lakše koristiti za netehničko osoblje bi trebale bilježiti uobičajene probleme i obavještavati administratore kada se pojave uzorci. Ovaj proaktivni pristup omogućuje IT timovima da rješavaju sistemska pitanja prije nego što se pretvore u široko rasprostranjeno frustriranje korisnika. Korisnici imaju koristi od poboljšane pouzdanosti stroja, dok administratori dobivaju vidljivost o uređajima kojima je potrebna pažnja ili zamjena. U skladu s člankom 3. stavkom 1.
Osoblje za korisnike i tutorijali na ekranu
Kopirnica koju ne tehnički osoblje može koristiti lakše bi trebala uključivati ugrađene, interaktivne tutorijale koji uče osnovne funkcije bez potrebe za vanjskim treninzima. Video demonstracije dostupne iz glavnog menija mogu pokazati kako obavljati zadatke poput skeniranja na e-poštu ili kopiranja dvostranih dokumenata. Ovi tutorijali bi trebali biti preskočeni za iskusne korisnike, ali dostupni za svakoga tko treba osvježenje. Podrška na više jezika osigurava da netehničko osoblje čiji se primarni jezik razlikuje od podrazumevanog ureda i dalje može pouzdano upravljati opremom.
Redovite podsjetnice i savjeti mogu korisnike informirati o značajkama koje možda nisu otkrili samostalno. Kopirnica koju lakše koriste netehnički zaposlenici u uredu može pokazivati korisne upute svaki put kad se uključi, rotirajući kroz uobičajene zadatke i funkcije koje štede vrijeme. Ti mali obrazovni momenti tijekom vremena grade kompetencije i smanjuju opterećenje IT timova. Korisnici koji se osjećaju sposobnim i informiranim, vjerojatno će prihvatiti opremu umjesto da je izbjegavaju.
Često se javljaju pitanja
Koje posebne osobine čine kopirnicu jednostavnijom za korištenje za ne-tehničko osoblje?
Ključne značajke uključuju velike, jasno označene dugme zaslona osjetljivog na dodir, unaprijed podešeni profili poslova za uobičajene zadatke, intuitivan dizajn za učitavanje papira, automatsko otkrivanje i oporavak zastoja, kontekstualne pozive za pomoć, poruke o Ti elementi se kombinuju kako bi stvorili iskustvo u kojem korisnici mogu obavljati svoj posao bez tehničke stručnosti ili opsežnog osposobljavanja. Najuspješnije kopirače uklanjaju nepotrebnu složenost dok pružaju jasne upute za svaki korak.
Kako kopirnica jednostavnija za netehničko osoblje može smanjiti troškove IT podrške?
Ako kopirnica koja je jednostavnija za korištenje za netehničko osoblje zahtijeva manje obuke i uključuje ugrađene mogućnosti za rješavanje problema, količina karata za podršku znatno se smanjuje. Korisnici sami rješavaju zajedničke probleme umjesto da pozivaju na pomoć, oslobađajući IT timove da se usredotoče na strateške inicijative. U skladu s člankom 3. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 1303/2013 Komisija je odlučila o uvođenju mjera za smanjenje troškova u skladu s člankom 3. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 1303/2013.
Može li kopirnica koju lakše koriste netehnički zaposlenici još uvijek imati napredne funkcije?
Da, napredne funkcije mogu koegzistirati s korisnički jednostavnim dizajnom kada su organizirane u sekundarne menije ili opcijske postavke koje ne ometaju primarni interfejs. Usredotočeni korisnici i administratori mogu pristupiti sofisticiranim opcijama za upravljanje bojama, sigurnosne postavke i automatizaciju radnog toka bez preplavljanja povremenih korisnika. Ključ je slojeviti dizajn koji skriva složenost od početnih korisnika, dok je čini dostupnom onima kojima je potrebna.