Hvað gerir afritavél auðveldari fyrir starfsfólk í skrifstofu sem hefur ekki tæknikunnáttu?

Í daglegu hröskulegu starfsumhverfi er mikilvægt að ekki-tækniskir starfsfólk geti notað tæki án langa þjálfun til að halda framleiðslu á háum stigi. Afritaþætti sem eru auðveldari fyrir ekki-tækniskt starfsfólk í skrifstofu geta drastlega minnkað beiðnir um stuðning, lágmarkað óvirkt tíma og gefið starfsfólkinu meiri sjálfstæði til að klára verkefni sín án hjálpar. Nútímaskrifstofan krefst lausna sem leggja áherslu á einfaldleika og aðgengileika, sérstaklega þegar um fjölnotendur er að ræða sem vinna með nauðsynlega skjalavinnuskipta. Að skilja hvað gerir afritaþætti auðveldari fyrir ekki-tækniskt starfsfólk í skrifstofu hjálpar stofnunum við að velja tæki sem passa við færni liðsins og rekstrarþörfum.

Hönnunarsjónvarpið bakvið afritaða sem eru auðveldari fyrir ótæknilegt starfsfólk í opinberum stofnum miðar að því að fjarlægja flóknleika við hvert einasta snertipunkt. Hvort sem um er að ræða notkun á valmyndakerfum, innhlaðnir á pappír eða leit að lausnum á algengum vandamálum, ætti hver samskiptið að vera skynsamlegt og leiðbeinandi. Stofnanir sem investera í notandavinið hönnuð afritaða taka eftir hærri ánægju meðal starfsfólks síns og minni áhrif á IT-stuðning. Þessi grein skoðar lykilvald og hönnunaraðferðir sem gera afritaða auðveldari fyrir ótæknilegt starfsfólk í opinberum stofnum og hjálpar til við betri ákvarðanir um kaup á skrifstofuutstyrð.

Hönnun á viðmóti og einföldun stýriplata

Snertiskjár sem leiðbeinir notendum

Stýriplatan er oft fyrsta hindrunin sem ótæknilegir notendur rekast á þegar þeir nota skrifstofuutgerðir. Vel hönnuð snertiskjá fyrir afritunaraðila gerir notkun hennar auðveldari fyrir ótæknilegt skrifstofupersonal með stórum, greinilega merktum takkum og rökrænni skipulagningu. Táknmyndir ættu að vera almenningsskiljanlegar og litakóðun getur hjálpað notendum að finna mismunandi virkni eins og afritun, skanningu eða prentun fljótt. Bestu viðmótminnstu á fjölda skrefa sem nauðsynleg eru til að ljúka algengum verkefnum og leyfa notendum að ná markmiði sínu með lágmarks leiðbeiningum.

Valmyndar í afritunaraðilum ættu að vera auðveldari fyrir ótæknilegt starfsfólk í opinberum stofum að nota ef þær fylgja vel þekktum hugsunarháttum sem starfsfólk í opinberum stofum þegar hefur. Þegar notendur vanta að finna valmöguleika „litstillingar“ innan valmyndar „gæði“ ætti hann að vera þar. Samhengisvísanir geta birst sjálfkrafa þegar notendur gera stöðu, og bjóða upp á tillögur án þess að þeir þurfi að leita að handbökum. Snjalls ávísun, svo sem sjónleg eða hlýðileg staðfesting þegar smellt er á takka, gefur notendum öryggi um að inntakið þeirra hafi verið skráð.

Sjálfgefinn stillingar sem passa við algengustu verkefni

Afritari sem er auðveldari fyrir starfsfólk í opinberum stofum án tæknikunnáttu ætti að vera forskilgreindur með sjálfgefinn stillingum sem ná yfir 80 prósent af daglegum afritunaraðgerðum. Svart-hvít afritun í venjulegri gæði og á venjulegum hraða ætti að vera aðalhamurinn sem notendur koma fyrst í samskipti við. Forskilgreindar verkefnisprofílar fyrir algengustu verkefni – svo sem „hröð afritun á minnisblaði“ eða „afritun á hárgæðis litmynd“ – minnka ákveðunarskort og leyfa notendum að afrita án ótta. Tilfexilegar hröðaðgangslyklar gerðu mögulegt fyrir tíða notendur að spara tíma án þess að taka frá einföldunina fyrir sjaldan notendur.

Þegar afritunaraftakki sem er auðveldur að nota fyrir starfsfólk í opinberum stofum án tækniþekkingar þarf að stilla, ætti stýriplatan að veita ljósar, skrefafyrir-skref leiðbeiningar. Valmöguleikar á skiptum ættu að nota lýsandi málnotkun eins og „ljósari“ og „dökkari“ í stað tæknispráks eins og „gamma-stilling“. Skjóla- og sleppistýringar með myndrænum framsetningum hjálpa notendum að skilja áhrif breytinganna sínar áður en þeir velja afritunaraðgerð. Möguleiki á forskoðun breytinga á skjánum áður en prentað er gefur ótæknilegum notendum traust til vala sinna.

Líkamleg aðgengi og villusávarnir

Auðvelt að setja inn pappír og útbúnað

Afritaðarvél sem er auðveldari fyrir ótæknilegt starfsfólk í opinberum stofum að nota þarf að hafa áskiljanlega pappírshöndun sem lágmarkar notandafalla og óþægindi. Pappírsgeyslur ættu að vera merktar með einfaldri, stórri letur sem sýnir getu og mælt pappírslag, til að minnka ruglingu um hvaða geyslu á að nota. Litmerktar vísanir eða birtubakar geta sýnt hvar pappírinn á að vera settur inn. Allar inntaksstaðir fyrir pappír ættu að vera auðvelt að ná í án þess að þurfa að gera óþægilegar líkamshreyfingar, og lokahleppar ættu að krefjast lágmarks af krafti til að opna eða loka.

Aðskilin útgáfa af afritavél til að skila inn í staðinn fyrir gamla ætti að vera auðveldari fyrir starfsfólk í opinberum stofum sem hefur ekki tæknikunnáttu, með því að nota samhverf og augljósar leiðbeiningar fyrir allar notendaeindir. Hver einstök toner- eða kassakúlubúnaður ætti að passa aðeins í rétta stöðu, svo að notendur geti ekki sett inn eindir á rangan hátt. Skref fyrir skref leiðbeiningar á skjánum ættu að birtast sjálfkrafa þegar eindir eru á enda, og leiða notendur í gegnum skiptiprocessann án þess að þeir þurfi að leita að utan um leiðbeiningabæklingum. Sýnilegir vísitölur fyrir eindalegð hjálpa notendum að átta sig á vandamálum áður en þau valda mistökum við afritun.

Til að koma í veg fyrir pappírsbrot og leiðbeiningar við endurheimt

Pappírsbrot eru meðal algengustu ástæðanna fyrir því að óþekktir notendur verði reiðir á skrifstofutæki. Afritavél sem er auðveldari fyrir starfsfólk í opinberum stofum sem hefur ekki tæknikunnáttu inniheldur eiginleika sem koma í veg fyrir brot, svo sem sjálfvirk uppgreiðslu sem stöðvar vél áður en vandamál með pappírsfæringu koma upp. Þegar fangar ákoma ætti skjárinn að benda á nákvæma staðsetningu þeirra með greinilegu myndskýringu eða mynd sem sýnir hvar á að leita. Einfaldar, myndbyggðar leiðbeiningar á tungumáli notanda ættu að leiða notendur í gegnum fangastæðingu án þess að nota tækniterminology.

Endurheimtun eftir fangastöðu ætti að vera óskaðleg fyrir afritavél til að gera hana auðveldari fyrir ótæknilegt starfsfólk í opinberum stofum. Þegar notandi gefur til kynna að fangastöðunni sé komið á enda ætti tækið að endurhafast síðustu verkefnið sjálfkrafa í stað þess að krefja notanda um að endurrita allan ferlið. Þetta krefur ekki endurtekinnar vinnu og viðheldur trausti notanda. Ef vandamálið heldur áfram eftir að notandi hefur reynt að leysa það, þá ætti afritavél til að gera hana auðveldari fyrir ótæknilegt starfsfólk í opinberum stofum að birta greinilega villuskilaboð sem gefa til kynna þegar er þörf á faglegri þjónustu, ásamt tengiliðum.

Stuðningsviðmót og samhengisbundin hjálp

Innbygðir villuleit- og greiningartól

Afritari sem er auðveldari fyrir starfsfólk í opinberum stofum, sem hefur ekki tæknikunnáttu, ætti að minnka þörf á ytri IT-aðstoð með því að innihalda ávinna greiningaraðila sem eru aðgengilegir frá aðalmyndinni. Algengar vandamál eins og „engar afrit birtast“ eða „afritin eru of ljós“ ættu að vekja tillögur um lausnir sem notendur geta prófað strax. Skilaboð um greiningu ættu að vera skrifuð á einföldu ensku og forðast tæknitermar sem geta ruglað notendur án tæknikunnáttu. Þjónusta fyrir sjálfan sig getur leyst mörg vandamál áður en notendur hringja í hjálparskýrsluna.

Greiningarhæfni afritunaraðilans ætti að vera auðveldari fyrir ótæknilegt starfsfólk í opinberum stofum til að nota, þar á meðal að skrá algengar vandamál og tilkynna stjórnendur þegar mynstur koma fram. Þessi áframhaldandi nálgun gerir IT-liðinu kleift að leysa kerfisbundin vandamál áður en þau dreifa sig og valda almennum óþægindum notenda. Notendur njóta betri áreiðanleika tækinna, en stjórnendur fá innsýn í hvaða tæki þurfa athygli eða skiptingar. Skráning á endurteknum vandamálum styður einnig gagnabaseðar ákvarðanir um framtíðarinnkaup á tæki.

Notendatráning og skjámyndir með leiðbeiningum

Afritaðari sem er auðveldari fyrir starfsfólk í opinberum stofum, sem hefur ekki tæknikunnáttu, ætti að innihalda innbyggðar, viðmótshæfar kennsluþættir sem kenna grunnvirkin án þess að krefjast ytri kennslusamstöðu. Myndbandssýningarnar, sem eru aðgengilegar úr aðalvalmyndinni, geta sýnt hvernig á að framkvæma verkefni eins og skanningu til tölvupósts eða afritun tvíhliða skjala. Þessar kennsluþættir ættu að vera hægt að sleppa fyrir reynsla notendur en aðgengilegar fyrir alla sem þurfa endurminnisleit. Margtungumyndustu tryggir að starfsfólk án tæknikunnáttu, sem hefur annað móðurmál en staðlað móðurmál í stofunni, geti samt notað tækið með öryggi.

Reglulegar áminningar og ráðleggjingar geta gert notendur upplýsta um eiginleika sem þeir gætu ekki fundið sjálfstætt. Afritunaraftur sem er auðveldari fyrir ótæknilega starfsfólk í opinberum stofum gæti sýnt hjálparlega ráðleggjingu hverju sinni sem hún er kveikt, með því að skipta á milli algengra verkefna og tímasparandi virkni. Þessi litlir menntunarauðir byggja áhrifavaldann með tímanum og minnka stuðningsþörf IT-liðsins. Notendur sem finna sig færir og upplýstir eru líklegri til að taka við tækinu með gleði en hafna því.

Algengar spurningar

Hverjar ákveðnar eiginleikar gera afritunaraftur auðveldari fyrir ótæknilegt starfsfólk í opinberum stofum?

Lykil eiginleikar innihalda stóra, skýrlega merktar snertistigknöpp, forskilin verkefnaprófíl fyrir algeng verkefni, áskiljanlega pappírslæsingu, sjálfvirk uppgötvun og endurheimt við fastan pappír, samhengisbundin hjálparupplýsingar, villuskilaboð á einfaldri tungu og innbyggðar leiðbeiningar við villauppstöður. Þessir þættir sameinast til að búa til reynslu þar sem notendur geta framkvæmt verkið sitt án tæknilegrar þekkingar eða lengri þjálfunar. Öflugustu afritavélarnar felur út óþarfa flókinni en veita skýrar leiðbeiningar í hverju skrefi.

Hvernig minnkar auðveldari afritavél fyrir ekki-tæknilegt starfsfólk í opinberum stofum kostnaðinn við tæknihjálp?

Þegar afritað er auðveldara fyrir starfsfólk í opinberum stofum sem hefur ekki tæknikunnáttu, þá er minna þarf að æfa það og það inniheldur sjálfvirka villuleit, sem lætur fjölda stuðningsbeiðna minnka markvörðulega. Notendur leysa algengar vandamál sjálfstætt í stað þess að hringja um hjálp, sem gefur IT-liðinu frelsan til að einbeita sér við ákveðin ákvörðunartöku. Minni útfallstími og færri mistök við prentun bæta líka heildarframleiðslu, sem réttfærir fjárhagslega innkaup tækjanna.

Getur afritavél sem er auðveldari fyrir starfsfólk í opinberum stofum sem hefur ekki tæknikunnáttu samt boðið upp á framfarin eiginleika?

Já, framfarin eiginleika geta samexista með notenda-vinnsæmum hönnun þegar þeir eru skipulagðir í undirmenyer eða valkvæðar stillingar sem ekki myndu skera upp aðalviðmót. Þeir sem nota tækið mikið og stjórnendur geta náð að flóknum möguleikum fyrir litstýringu, öryggisstillingar og sjálfvirkar vinnumáta án þess að gera það of flókið fyrir venjulega notendur. Lykillinn er hólfuð hönnun sem felur flókin hluti fyrir byrjandi notendur en gerir þá aðgengilega fyrir þá sem þurfa þá.